نگارش ایمیل مکاتباتی – نوشتن ایمیل به استاد

نگارش ایمیل مکاتباتی | پس از اتمام دوره کارشناسی، دانشجویان سعی می کنند تحصیلات عالی خود را برای دوره های کارشناسی ارشد یا دکترا در یک دانشگاه برتر خارج از کشور ادامه دهند. تحصیل در کشورهای مختلف هزینه های مختلفی مانند هزینه های زندگی، شهریه و غیره را به همراه دارد.

اولین و مهمترین قدم برای اپلای و اخذ پذیرش تحصیلی از دانشگاه های خارجی، نگارش ایمیل مکاتباتی برای ارتباط با اساتید است. از آنجایی که پذیرش و یا اعطای بورسیه های تحصیلی به متقاضیان مستقیماً به استاد مربوطه بستگی دارد.

ارسال ایمیل و برقراری ارتباط اصولی و درست با اساتید یکی از مهمترین مراحل در پروسه اپلای و مهاجرت تحصیلی به حساب می‌آید. بنابراین در این قبیل مکاتبات، متقاضی بایستی بتواند از طریق ایمیلی استاندارد نظر استاد مورد نظر را به خود جلب کند. تا بتواند وی را متقاعد سازد که گزینه ایده الی برای پذیرش است.

نگارش ایمیل مکاتباتی و نامه های اداری همانند سایر اسناد برای اخذ پذیرش و اپلای، ارسال مقالات و نوشتن پتنت و یا انواعنامه های مکاتباتی با اساتید و یا کارکنان سازمان های مختلف، اهمیت شایسته ای در دریافت پاسخ مثبت دارد.

زمانی که شخص پیامی در قالب ایمیل برای دوست و یا همکاری ارسال می کند متن ایمیل نیازی به رعایت اصول خاص نوشتار انگلیسی ندارد اما در مواردی که ایمیل در زمینه های کاری و آکادمیک اراسل میشو لازم است شخص بسیاری از اصول نگارش رسمی را رعایت کرده و به نگارش ایمیل رسمی مسلط باشد. با توجه به اهمیت نگارش ایمیل رسمی برای مکاتبه با استاد رعایت ترتیب نگارش هر قسمت و دقت لازم در اصول نامه نگاری بسیار ضروری است.

پیشنها مطالعه: مکاتبه با اساتید

نحوه نگارش نامه رسمی

حتی بعضی اوقات دیده شده که دانشجویان برای مطرح کردن درخواست های خود از مراکز و ارگان های مختلف بین المللی همواره مشکل دارند. که بهترین راه  برای حل این مسئله؛ نگارش یک نامه رسمی است. زیرا امکان دریافت پاسخ طی تماس تلفنی از سازمان های خارجی وجود ندارد. حتی در صورت پاسخ گویی تلفنی، امکان پیگیری درخواست تا رسیدن به یک جواب درست وجود ندارد. چرا که شما نمی توانید درخواست خود را در سیستم کارتابل کارمندان یک سازمان ثبت کنید و لذا امکان دریافت پاسخ مناسب بطور معمول وجود ندارد.

نگارش یک نامه رسمی حکم یک سند را دارد. که در صندوق پست الکترونیک هر سازمان ثبت می شود. در واقع شما در صورت تنظیم درست نامه می توانید از بخش حقوقی هر سازمانی پیگر فعالیت های خود شوید. و در صورت نیاز اعاده حقوق کنید.

نحوه نگارش ایمیل برای اپلای

یکی دیگر از جنبه های مهم نگارش یک ایمیل درست و استاندارد، بازدهی آن در زمان و فصول شلوغ برای اپلای است. بنابراین برای لحاظ کردن این قسمت در اپلای، متن ایمیل شما باید طوری نوشته شود که مخاطب را برای ادامه بررسی رزومه شما با خود بکشاند و ترغیب کند.

از طرفی هم، نگارش یک ایمیل استاندارد و قوی باعث صرفه جویی در هزینه شما و زمان شما می شود. دلیل این امر این است که با ارسال ایمیل به استاد مورد نظر، خواهید توانست یک تقریب درست از شانس اخذ پذیرش بدست بیاورید. که با این کار حداقل در هزینه ی Application Fee و ارسال مدارک صرفه جویی خواهد شد.

پیشنهاد مطالعه: ایمیل مکاتباتی

ساختار و متن ایمیل مکاتباتی اپلای

در ابتدا متن ایمیل ارسالی توسط شما باید به‌صورت حرفه ای، منحصربفرد، استاندارد و متکی ‌بر توانایی‌های شما باشد. همچنین متن ایمیل باید کاملاً اختصاصی و به‌ صورت حرفه‌ای نوشته شود و به‌ دور از مشکلات گرامری و نگارشی باشد. زیرا درصورتی‌ که متن ایمیل قالبی استاندارد نداشته باشد، خواه ناخواه فرصت ارتباط با استاد مورد نظر شما از بین می رود؛ زیرا اولین ایمیل آخرین شانس شما خواهد بود.

بطور کلی برای ساختار بندی متن ایمیل خود، پس از معرفی خود، دلیل برقراری ارتباط و ارسال ایمیل به استاد را باید شرح دهید. سپس مقداری در مورد خود و ارتباط شما با پوزیشن مربوطه صحبت کرده در پایان نیز رزومه خود را به آن ایمیل پیوست کنید. تا اساتید پس از مطالعه متن ایمیل بتواند راجع به سوابق تحصیلی و تحقیقاتی شما بیشتر اطلاعت کسب کنند.

از این رو ساختار متن ایمیلی که برای استادی می نویسید، نقش اساسی در پذیرش شما، فاند و بورسیه تحصیلی دارد. محتوای ایمیل ارسالی اولین ارتباط و تاثیری است. که از طرف متقاضی بر روی استادی که خواهان دریافت موقعیت تحصیلی از طرف او را دارد گذاشته می شود. ایمیل متقاضی به طور کلی باید نشان دهنده واجد شرایط بودن وی برای این پوزیشنی که مد نظر دارید باشد.

همچنین به علت وقت کم گذاشتن استاد برای بررسی تمامی ایمیل های دریافتی، ایمیل باید کوتاه، واضح و دقیق باشد. یعنی طوری نوشته نشده باشد که تمامی محتوای رزومه را کپی کرده باشید.

مهمترین نکات نگارش یک ایمیل انگلیسی

برای نگارش ایمیل مکاتباتی و رسمی و ارسال آن برای موقعیت ها و سازمان های مهم باید قبل از آغاز نگارش به برخی نکات توجه کرد.

1. داشتن آدرس الکترونیکی مناسب: یک آدرس الکرونیکی صحیح برای ارسال ایمیل رسمی باید شامل نام و نام خانوادگی شخص باشد.
2. به کار بردن فونت مناسب برای نگارش ایمیل مکاتباتی انگلیسی که عبارت اند از ( Calibri، Times New Roman، Georgia، Helvetica، Arial) می باشند.
3. نوشتن عنوان و عبارت مناسب در بخش Subject Line ایمیل خود که عنوان کننده هدف فرستنده از ایمیل مورد نظر است.
4. پس از سلام باید عنوان و نام استاد ذکر شود. بیشتر اساتید باید به عنوان “پروفسور” یا “دکتر” و به دنبال نام خانوادگی آنها خطاب شوند. قبل از زدن گزینه send حتماً املای نام آنها را دوباره بررسی کنید.
5. اساتید ایمیل های زیادی دریافت می کنند، بنابراین مطمئن شوید که درخواست شما ساده و دقیق باشد. سوال خود را به وضوح بیان کنید تا استاد شما مجبور نباشد ایمیل را چندین بار بخواند تا بفهمد چه می خواهید.
6. شما و استاد یک رابطه حرفه ای دارید که باید در ایمیل شما به آنها منعکس شود. این بدان معناست که شما باید کلمات را به طور کامل بنویسید و هنگام نوشتن پیام خود از دستور زبان مناسب (از جمله حروف بزرگ و نقطه گذاری) استفاده کنید.

در این راستا دوستان شما در همیار پروژه، در کنار سایر فعالیت ها و خدمات اپلای، شما را در نگارش ایمیل مکاتباتی هم یاری می کنند.