راهنمای نگارش ایمیل برای درخواست پذیرش | راهنمای نگارش ایمیل برای اپلای

راهنمای نگارش ایمیل برای درخواست پذیرش

راهنمای نگارش ایمیل برای اپلای | بعد از اینکه دانشگاه و استاد های مورد نظر خودتان را پیدا کردید، ایمیل زدن به استاد ها اولین قدم برای گرفتن پذیرش در بسیاری از دانشگاه ها به ویژه دانشگاه های آمریکا و کانادا می باشد.

در اهمیت این ایمیل ها که اولین تماس شما با استاد ها هستند شکی نیست. خیلی از ایمیل هایی که دانشجو ها برای اساتید دانشگاه های خارجی می فرستند حتی بدون اینکه باز شوند توسط استاد ها حذف می شوند. تعداد زیاد دیگری هم بلافاصله بعد از باز شدن حذف می شوند. این یعنی این دسته از دانشجوها حتی شانس این را هم پیدا نخواهند کرد که توانایی ها و رزومه خودشان را به استاد نشان بدهند. دلیلش خیلی ساده است:

اغلب دانشجو ها از ایمیل های کلیشه ای و تکراری استفاده می کنند و اساتید به هیچ وجه ایمیل های کلیشه ای و از پیش آماده شده را نمی خوانند. بنابراین بهتر است به نکاتی که در راهنمای نگارش ایمیل برای اپلای آماده کرده ایم توجه کنید.

پیشنهاد مطالعه بیشتر:

ایمیل برای مکاتبه با استاد برای اپلای

راهنمای نگارش ایمیل برای اپلای:

در نگارش ایمیل به مراحل زیر توجه کنید:

• مرحله اول:

ابتدا نامه رو همیشه با Dear شروع کنید. با Hello یا Hi شروع نباید شود. از طرفی نوشتن Hello Dear در یک نامه رسمی اصلاً جالب نیست.

• مرحله دوم:

اگر برای دانشگاه نامه می نویسید می توانید از(( Dear Madam/Sir)) استفاده کنید.
اگر برای بخش خاصی از دانشگاه نامه نوشته می شود، میتوان قبل از آن ( با یک خط فاصله ) نام بخش مورد نظر را نوشت. مثلا:

Education & Student Affairs (CSA, International Office)
Delft University of Technology

Dear Madam/Sir,

• مرحله سوم:

راهنمای نگارش ایمیل برای اپلای | اگر گیرنده نامه منشی، دانشجو، کارمند و یا مدرس دانشگاه با مدرک ارشد باشد، بهتراست که با اسم کوچک خطاب شود. مثلاً Dear Mary .
اگر در برخی موارد قصد دارید که کمی رسمی تر باشد، میتوانید بطور مثال از Dear Mr. Long یا Dear Ms. Bakker استفاده کنید.

فقط دقت کنید که اگر مطمئن نیستید که طرف مقابل خانم یا آقا هست، از نوشتن Ms یا Mr خودداری کنید!

• مرحله چهارم:

اگر برای استاد نامه می نویسید حتماً از عبارت Dr یا Professor استفاده کنید. مطمئن شوید که طرف استاد کامل هست سپس با عنوان Professor خطابش کنید.
در غیر اینصورت باید Dr خطابش کنید. این نکته مهم است. چون که نشان دهنده شناخت شمااز استاد است.

نکته بعد اینکه هر شخصی را هم Dr یا Prof خطاب نکنید! اول مطمئن بشین که طرف دکترا داره.
مانند افراد غیر آکادمیک رفتار نکنید که همه افراد را”آقای دکتر” خطاب می کنند.

• مرحله پنجم:

بعد از نوشتن نام شخص حتماً از کاما “,” استفاده کنید و به خط بعدی برید. مثلاً:
Dear Madam/Sir,

Dear Lara,

• مرحله ششم:

راهنمای نگارش ایمیل برای اپلای | جمله آغازین نامه خیلی مهم است. معمولاً یکی از جمله های زیر رو می توانید به کار ببرید:
((I am writing to enquire about …))

((I recently wrote to you about …))

• مرحله هفتم:

اگر در نامه خودتو تقاضایی دارید، به صورت خیلی مودبانه مطرح کنید:
((Would you please …))

((I would appreciate if you let me know …))

از جمله Please help me استفاده نکنید چون این جمله علی رغم اینکه گفتید “لطفاً …” ولی زیاد مودبانه نیست.

• مرحله هشتم:

جمله پایانی نامه رو می توانید به یکی از شکل های زیر بنویسید:

((I apologise for any inconvenience.))

• مرحله نهم:

یک خط فاصله و در نهایت مراتب سپاسگزاری ( در انتهای این جمله کاما فراموش نشود! ) :

Kind regards,
( در حالت کلی در پایان ایمیلهاتون از این عبارت استفاده )

• مرحله دهم:

  بلافاصله در خط بعد نام و نام خانوادگی خودتان را بنویسید. ( در ایمیلهای بعدی به یک گیرنده خاص میتوانید از نوشتن نام خانوادگی خود صرف نظر کنیند و فقط از اسم کوچک خود استفاده کنید )

• مرحله یازدهم:

از فونت Arial سایز ۱۰ یا ۱۱ استفاده کنید. بدون Bold و Italic. یادتان باشد که تمام نوشته با یک فونت نوشته شده باشد.

مقالات مفید: راهنمای نگارش انگیزه نامه | پرداخت هزینه ویزای استرالیا | مهاجرت به کانادا