سبد خرید
0

سبد خرید شما خالی است.

بهترین روش های نگارش نامه های اداری | کلمات پرکاربرد در نامه های اداری

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری

گروه تحقیق و توسعه

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | در برخورد با موضوع اصول نامه نگاری تجاری گریزی نیست از یک تقسیم بندی در همین ابتدای ماجرا! نامه نگاری تجاری در داخل مرزهای یک کشور مثل میهن ارجمندمان و نامه نگاری تجاری بین دو کشور متفاوت.

در قسمت اول با توجه به اینکه کشورعزیزمان، ایران، متاسفانه عضو سازمان های سطح اول اقتصادی جهان مانند سازمان تجارت جهانی نیست و هنوز بسیاری از شرکت های معظم و چند ملیتی بزرگ فعالیت چندانی در ایران ندارند و نیز با توجه به سیستم اقتصاد غیر آزاد موجود می توان تقریبا مطمئن بود که اصول نامه نگاری اقتصادی و تجاری در داخل ایران تا مدت طولانی نیز کوچکترین تحولی را به سبب تغییرات اقتصادی به خود نخواهد دید فلهذا به با دانستن اصول کلی و اولیه ی نامه نگاری در ایران می توان تا حد زیادی مسئله را حل شده انگاشت. البته پارامتر هایی در یک نامه ی تجاری دارای اهمیت بسیار بالاتر هستند.

مثلا یک نامه ی تجاری (داخلی) حتما باید دارای تاریخ باشد یا این مسئله که پارامتر کوتاه و خلاصه بودن در یک نامه ی تجاری امری فوق العاده مهم تر است تا یک نامه ی عاشقانه! به هر تقدیر برای اینکه به زعم خود به موضوع تا حد امکان و توانایی کامل پرداخته باشم، ناگزیر اصول اولیه نامه نگاری را می آورم و سپس به اصول نامه نگاری تجاری(بین المللی) خواهیم پرداخت.

از حدود هزار و هشتصد سال پیش که کاغذ در چین اختراع شد نامه نیز رشد و تحول یافت از الواح سنگی و گلی با خطوطی مثل میخی به شکل تقریبی امروزه آن، ولی در واقع تولد نامه را می توان تقریبا با تاریخ بشریت یکی دانست.

از زمانی که بشر هنوز زبان تکوین شده نداشت و برای انتقال منظور خود به هم نوع خود از نقاشی روی دیوار غارها و سنگها استفاده می کرد. در فرهنگ لغات نامه، نوشته معنا شده است. پس در واقع به راحتی می توان گفت که نقاشه های روی دیوار غار ها نیز نوعی نامه بوده است. با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی شکل و جنس نامه ها، طریقه ی نوشتن نامه ها، کاربرد نامه ها و طریقه ی انتقال نامه ها دستخوش تغیرات و تحولات اساسی و بنیادین گردید. از میخ و گل خشک شده به پر و کاغذ و e-mail!

و با پیدایش تلفن و تلگراف و اینترنت روش های سریع تری برای پیغام فرستادن و دریافت پیغام اختراع شده است و پیشرفت وسایل ارتباطی به مقدار زیاد در میزان استفاده از نامه های کاغذی تاثیر داشته است و به رغم عصر کنونی اینترنت، شبکه اطلاعاتی جهانی و همه ابزار دیجیتال، هرگز نیاز به ارتباط نوشتاری عالی تا بدین حد زیاد نبوده است، هنوزنامه نگاری با کاغذ و قلم منقرض نشده است! و حتی در بسیاری از مناسبات و کارها نامه های کاغذی هنوز بدون رغیب می نمایند.

هیچ گاه مهارت مؤثر نوشتاری در امور تجاری، آموزشی یا دولتی تا بدین پایه مورد تقاضا قرار نداشته است. روند به سوی کوچک کردن شرکتها، جذب منابع از بیرون، منطقی ساختن امور و، به ویژه در این روزها، خود اشتغالی بدان معناست که افرادی که هرگز خود را در کار نوشتن خبره نمی‌دانشتند اکنون باید این وظیفه را نیزهمراه با دیگر مسئولیتهای مقابل خویش به عهده بگیرند.

بخش اول

نکته هایی در آیین نگارش نامه های اداری

تاریخچه نامه نگاری در ایران:

سابقه نامه نگاری در ایران به دوره ی هخامنشیان بر میگردد، در آن زمان واژه ها را با خط میخی بر روی پوست دباغی شده جانوران مینوشتند. سپس آن پوست را به دست چاپار یا پیک میدادند تا به مقصد برساند. در زمان ساسانیان بین راه های شهر ها در فواصل معین ایستگاههایی به نام چاپارخانه ساختندکه در هر یک از آنها یک یا چند مرد سوارکار به سر میبردند.

در زمان صدارت امیر کبیر با اقدامات اصالحی که انجام داد در فکرر ایجراد امکانراتی نیر بررای انتارام و گسرترم امرور ارتباطات دولتی بود و شخصی به نام شفیع خان چاپارچی باشی را مجبور کرد تشکیالت چاپار دولتی را منام کند و در اواخرر سال ۶۶۱۱ هجری قمری دستورداد که چاپارخانه های جدید در تمام ایاالت ساخته شوند.

در سال ۶۶۱۱ هجری قمری برای ارسال نامه نرخی تعیین گشت که تا بیست سال بعرد نیر پابرجرا مانرد . بعرد از مردتی کتابچه ای نی تهیه و بین ایاالت توزیع شد که در آن صورت چاپارخانه ها و مسافت هر کدام قید شده بود لذا با گررفتن التر ام از شفیع خان در اندک زمانی ارسال مراسالت و مکاتبات خصوصی مردم بین مرک و شهرهای مهم شکل گرفته و مرتر شرد و مامورین مل م به اجرای دقیق و صحیح برنامه شدند که آن را باید از نفرو ججیر امیرکبیرر در مرردم و مردیریت صرحیح وی دانست.

پرداخت ارزی با مستر کارت | هزینه ارزیابی مدرک پرستاری | پرداخت هزینه وقت سفارت انگلیس

مشخصات نامه های اداری:

نامه در اصطالح جبارتست از مکاتباتی که با هدف معین و مشخص بین اشخاص حقیقی و یا حقوقی و همچنین سازمانها به مناور برقراری ارتباط مبادله میگردد. ویژگیهایی که باجث مشخص شدن نامههای اداری میشوند جبارتند از: شماره، تاریخ، جنوان، جنوان واحد گیرنده، جنوان واحد فرستنده، موضوع، جنوان و نام و امضای شخص صالحیتدار. اندازه و ابعاد نامههای اداری در دو قطع ب رگ و کوچک استاندارد شده است:

قطع ب رگ ۶۶۲ در ۶۹۲ میلیمتر )A4 )و قطع کوچک ۶۴۱ در ۶۶۲ میلیمتر )A5 .)قطع A4 مخصوص نامههایی است که از پنج سطر صفحه A4 بیشتر باشد. قطع A5 مخصوص نامههایی است که از پنج سطر صفحه A5 کمتر باشد. قطعA1 به اندازه ۶۲۵ در ۶۴۱ بیشتر برای یادداشتهای اداری مورد استفاده قرار میگیرد. قطع A3 هم به اندازه ۶۹۲ در ۴۶۲ برای جدولها، نمودارها و صورتهای مالی و اداری کاربری دارد.

سابقه نامه نگاری در ایران به دوره ی هخامنشیان بر می گردد، در آن زمان واژه ها را با خط میخی بر روی پوست دباغی شدهی جانوران می نوشتند. سپس آن پوست را به دست چاپار یا پیک می دادند تا به مقصد برساند. در زمان ساسانیان بین راه های شهر ها در فواصل معین ایستگاه هایی به نام چاپارخانه ساختندکه در هر یک از آنها یک یا چند مرد سوارکار به سر می بردند.

در زمان صدارت امیر کبیر با اقدامات اصلاحی که انجام می داد در فکر ایجاد امکاناتی نیز برای انتظام و گسترش امور ارتباطات دولتی نمود و شخصی به نام شفیع خان چاپارچی باشی را مجبور کرد تشکیلات چاپار دولتی را منظم کند و در اواخر سال ۱۲۶۶ هجری قمری دستور داد که چاپارخانه های جدید در تمام ایالات ساخته شود.

در سال ۱۲۶۸ هجری قمری برای ارسال نامه نرخی تعیین گشت که تا بیست سال بعد نیز پابرجا ماند.

بعد از مدتی کتابچه ای نیز تهیه و بین ایالات توزیع شد که در آن صورت چاپارخانه ها و مسافت هر کدام قید شده بود لذا با گرفتن التزام از شفیع خان در اندک زمانی ارسال مراسلات و مکاتبات خصوصی مردم بین مرکز و شهرهای مهم شکل گرفته و مرتب شد و مامورینملزم به اجرای دقیق و صحیح برنامه شدند که آن را باید از نفوذ عجیب امیرکبیر در مردم و مدیریت صحیح وی دانست. از ۱۸۰۰ سال پیش که کاغذ توسط چینی ها ساخته شد، نامه نویسی روی کاغذ و کتاب نویسی پدید آمد و امر نامه نویسی خیلی آسان تر شد.

مشخصات یک نوشته ی خوب از حیث مفهوم و محتوا و سبک و آیین درست نویسی:

۱- از حیث مفهوم و محتوا و پیام.

۲- ساده نویسی: سادگی از ضروریات نوشته است ولی نویسنده نباید در این امر افراط کند و کار را به ابتذال برساند. بلکه نوشته باید ساده و روان و در عین حال رسا باشد و عبارات مبهم و جملات پیچیده و کلمات نا مانوس در آن به کار نرود تا در این عصر شتاب و سرعت خواننده برای درک مفهوم نامه به دنبال کتاب لغات وقت خود را تلف نکند.

۳- رعایت عفت قلم و پاکی فکر: در همی نوشته ها باید عفت قلم را رعایت کرد و از الفاظ رکیک و زننده و توهین خودداری کرد زیرا این کلمات نوشته را در نظر خواننده بی مقدار و خوار می دارد.

۴- وحدت موضوع: نویسنده باید در سراسر نوشته از اصل موضوع دور نیفتد و تمام بحث ها و مثال ها و اجزای نوشته با هماهنگی کامل، پیرامون موضوع اصلی دور بزند و تاثیری واحد در ذهن خواننده القا کند.

۵- حدود و شیوه استفاده از صنایع ادبی و آرایش کلام: صنایع ادبی در گیرایی و جلب توجه اثر برای خواننده ماثر است.

۶- طریقه نقل سخن دیگران: اگر مطلبی از کسی عینا در نوشته خود می آوریم باید آنرا در داخل گیومه قرار داد و در پاورقی با ذکر منبع و صفحه بدان اشاره کرد، همچنین از نقل گفته ها و نوشته های دیگران بدون ضرورت واقعی باید خودداری کرد.

۷- رعایت اختصار: باید بک.شیم که نوشته ما تا سر حد امکان مختصر و مفید باشد و از بحث های خارج از موضوع جدا خودداری کنیم، مگر اینکه برای اثبات مطلبی ضرورتی باشد.

۸- مقدمه: باید سعی کنیم تا آنجا که ممکن است مطلب را بدون مقدمه چینی و قلم فرسایی بیجا آغاز کنیم و از تعریف و پوشیده گویی بر حذر باشیم و منظور خود را به طور صریح و آشکار به رشته تحریر درآوریم.

۹- دوری کردن از به کار بردن واژه های دشوار و بیگانه

۱۰- املای صحیح و درست کلمات

۱۱- رعایت نکات دستوری

۱۲- رعایت قوائد نشانه گذاری: از عواملی که در روشنی بیان نویسنده و سهولت درک خواننده، بسیار موثر است، رعایت قوائد نقطه گذاری است.

۱۳- خوانا بودن خط: خط همه زیبا نیست ولی تقریبا همه می توانند خوانا بنویسند.

۱۴- نظم و ترتیب و نظافت: باید توجه داشت که تمییز و مرتب نبودن نوشته ارزش آن را در نظر خواننده، بسیار پایین می آورد.

۱۵- آوردن هر یک از انواع مطالب در یک بند جدا و مستقل: برای اینکه مطالب به هم آمیخته نشود و خواننده در فهم آنها دچار اشکال نشود باید هر قسمت از نوشته را که حاوی اندیشه یا مطلب به خصوصی است را در یک بند (پاراگراف) بیاوریم.

۱۶- موزون بودن: سخن گفتن در واقع نوعی موسیقی است هر قدر که اجزای تشکیل دهنده ی این موسیقی که کلمات باشند موزون تر و هماهنگ تر باشد موسیقی سخن دلنشین تر خواهد بود.

۱۷- توجه به مخاطب: نویسنده همواره باید مخاطب خود را در برابر خود تصور کند یعنی بداند با چه کسی سخن می گوید و برای که می نویسد و سطح سواد و معلومات او را مد نظر داشته باشد و مطالب نوشته را به گونه ای بنگارد که آسان و قابل فهم باشد.

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری

برای نگارش نامه چه باید کرد؟!

برای آموزش نگارش هیچ دستور العملی خاص و روشن مثل فرمول فیزیک یا ریاضی وجود ندارد، اما اصولی هستند که رعایت آنها ما را در راه نگارش درست و نویسندگی یاری می دهند و از انحراف باز می دارد، از آن جمله است:

خواندن

یکی از بهترین و موثرترین وسایل کسب مهارت در نوشتن، خواندن است. ما وقتی نوشته ای را می خوانیم علاوه بر اینکه از محتوا و مضمون آن بهره مند می شویم، نکاتی از حیث نگارش از آن می آموزیم و بدین ترتیب با خواندن نوشته های مخلف انشای ما روان تر و خوب نوشتن و درست نوشتن عادت و ملکه ذهن ما می شود.

کسب مهارت در نوشتن از طریق مطالعه، گرچه با برنامه ای دراز مدت امکان پذیر است و با گذشت زمان صورت می گیرد ولی درست ترین و سودبخش ترین کارهاست.

نوشتن

نویسندگی مانند بسیاری از هنرها و صنایع است. هیچ نوازنده یا مکانیک صرفا با خواندن کتاب های نوازندگی یا مکانیکی و نوازنده یا مکانیک نشده است. تنها با خواندن کتاب های آیین نگارش و آداب نویسندگی امکان نویسندگی برای کسی فراه نمی شود، از اینرو باید حتی الامکان هر روز و هر شب نوشت و از انتقاد دیگران نهراسید. در باره ی جهان طبیعت و محیط زندگی و مسایل اخلاقی و فلسفی و علمی و تاریخی و ….. و هزاران مضمون دیگر داد سخن دهیم و نگوییم “چه بنویسم؟”

یک عمر می توان سخن از زلف یار گفتدر بند آن مباش که مضمون نمانده است

رعایت مراحل نگارش:

که به ترتیب زیر است:

الف) تفکر و دقت:

ذهن خالی از اندیشه چیزی بر نمی تراود و بدون اندیشه کاری به سامان نمی رسد. باید ببینیم که موضوع چیست، ما با چه مساله یا پدیده ای روبه رو هستیم و چه می خواهیم بنویسیم.

ب) طرح:

دقت و اندیشه باعث می شود که طرح نوشته در ذهن ما شکل گیرد.طرح هر نوشته عبارت است از نقشه کار یا فهرست نکات اصلی که باید به ترتیب نوشته شوند. به بیان دیگر رئوس مطالبی را که باید بنویسیم را روی کاغذ می آوریم و به دقت می خوانیم تا چیزی از قلم نیفتد و یا تکراری صورت نگیرد.

ج) گردآوری اطلاعات:

پیش از آغاز نگارش باید راه ها و چگونگی دسترسی به منابع و ماخذ را مورد بررسی قرار دهیم.

د) تهیه پیش نویس.

ه) خواندن پیش نویس.

در این مرحله نوشته را از نظر انشایی و دستوری و محتوا چک می کنیم و جملات اضافی و نارسا را حذف می کنیم.

و) پاکنویس یا ماشین کردن.

ز) مطالعه و بررسی دقیق نوشته ی پاک نویس شده یا ماشین شده.

قسمت های مختلف یک نامه (نامه ی فارسی)

شکل و قالب یک نامه ی استاندارد در زیر آمده است:

۱- تاریخ: معمولا در بالای نامه و در گوشه ی سمت چپ نوشته می شود. تاریخ نامه را همیشه باید کامل بنویسیم، مثلا شنبه ۲۳ خردادماه ۱۳۷۵٫

۲- نام و نام خانوادگی و نشانی نویسنده نامه: نشانی فرستنده ی نامه معمولا در بالا و سمت چپ پاکت نامه نوشته می شود.گر برای کسی نامه می نویسیم که ما را خوب می شناسد و همیشه با هم مکاتبه داریم، او با خواندن نام ما، در آخر نامه می تواند بفهمد که این نامه را چه کسی نوشته است.

اما اگر برای کسی نامه می نویسیم که زیاد با ما آشنا نیست، یا نخستین بار است که برای او نامه می نویسیم، حتما باید نام و نشانی خود را اضافه بر پاکت در نامه هم بنویسیم، نام و نشانی برای این است که کسی که می خواهد به نامه پاسخ دهد بداند آن را به اسم چه کسی و به کجا بفرستد.

بعضی از مردم نام و نشانی خود را فقط روی پاکت می نویسند که اگر پاکت نامه گم شود یا نام و نشانی روی پاکت به هر علتی پاک یا سیاه شود دیگر نشانی نویسنده ی نامه را نمی شود خواند. بهتر است همیشه نام و نشانی خود را در نامه هم بنویسیم.

۳- عنوان گیرنده ی نامه: نشانی گیرنده نامه معمولا در قسمت پایین و سمت راست پاکت نامه نوشته می شود.چند نمونه از عنوان هایی را که برای خویشان یا دوستان خود به کار می بریم می خوانیم:

پسر عزیزم

خواهر مهربانم

دوست ارجمندم

پدر بزرگوارم

اگر بخواهیم نامه را به یک اداره یه سازمان دولتی بفرستیم:

همراه با درج نام مخاطب:

جناب آقای …. وزیر محترم دادگستری

آقای ….. سرپرست محترم دانشکده اقتصاد

سرکار خانم …. ریاست محترم بخش فروش شرکت مادایران

۱- با درج سمت مخاطب بدون اشاره به نام او:

مقام محترم مدیر کل اداری و مالی وزارت کشور

مقام معظم وزارت فرهنگ و ارشاد

۲- بدون خطاب به نام و مقام، مستقیما به عنوان وزارتخانه یا اداره ی مورد نظر:

دادگاه محترم شهرستان کرج

بانک توسعه ی صادرات ایران

شرکت محترم تحقیق و توسعه ی علوم فردا

بهتر است عنوان نامه را با کمی فاصله، زیر تاریخ نامه بنویسیم و از گوشه ی راست کاغذ نیز تقریبا به اندازه ی دو سانتیمتر فاصله داشته باشد.

۳- متن نامه:

نوشتن متن نامه را همیشه از یک سطر پایین تر از عنوان نامه شروع می کنیم.

کار دیگر در نامه نویسی، حاشیه گذاشتن برای نامه است. یک نوشته ی خوب باید از دو طرف کاغذ حاشیه سفید داشته باشد، حاشیه سفید خواندن آن نوشته را آسان تر می کند.

آغاز هر سطر از نوشته ی ما باید تقریبا به اندازه ی دو سانتیمتر از لبه ی کاغذ فاصله داشته باشد.

در یک نامه ممکن است بخواهیم درباره ی چند موضوع بنویسیم. هر موضوع تازه را باید از سر سطر شروع کنیم و وقتی که آن موضوع تمام شد، موضوع بعدی را دوباره از سر سطر بنویسیم. سطر اول هر موضوع تازه هم که در نامه می نویسیم، باید تقریبا به اندازه ی سه سانتیمتر از لبه ی کاغذ فاصله داشته باشد.

۴- عبارت پایان نامه:

در پایان نامه پس از تمام شدن مطلب و قبل از امضا، لازم است چند کلمه که حاکی از احترام یا محبت، نسبت به مخاطب نامه باشد بنویسیم.

عبارت پایان نامه را مانند خطاب و عنوان برای هر کس متناسب با مقام و سن و شخصیت او می نویسیم.

در نامه های رسمی و اداری و بازرگانی نیز اگر به مقام شخصیت مهمی نوشته شود به تناسب، عباراتی از این قبیل در آخر نامه می آورند:

با تقدیم احترام

با احترامات بسیار

با احترام و سپاس قبلی

از اقدامی که معمول خواهید فرمود پیشاپیش سپاسگذاری می کند.

برخی در نامه های خصوصی و دوستانه و خانوادگی بعد از متن نامه و قبل از عبارت پایان نامه جمله هایی حاکی از محبت مانند زیر می آورند:

سعادت و سلامت آن دوست عزیز و مهربانم را خواهانم.

موفقیت روز افزون آن دوست ارجمند آرزوی قلبی من است.

دوستدار تواز خدای بزرگ برایت سلامت آرزو می کنم.

ارادتمندبا تقدیم احترامات.

به امید دیدار توبا سپاسگذاری فراوان.

در انتظار نامه ی توبا احترامات بسیار.

به امید موفقیتبا حقشناسی و سپاسگذاری بسیار.

همسر وفادارت دوست همیشگی تو.

۵- درست نویسی:

همه ی محاسن نامه با یک یا چند غلط املایی و انشایی گاهی از بین می رود. فلذا اگر در املای کلمه ای تردید کردیم و ناچار بودیم که در نامه به کار ببریم باید حتما به کتاب لغت مراجعه کنیم یا از شخص مطلعی بپرسیم.

۶- امضا:

وقتی نامه را تمام کردیم و عبارت پایان نامه را نوشتیم باید آن را امضا کنیم. جای امضای نامه، زیر یا سمت چپ عبارت پایان نامه است. برخی عادت دارند که زیر امضا نیز تاریخ می گذارند که این کار نشان دهنده ی دقت امضا کننده است.

۷- نوشتن روی پاکت:

نشانی فرستنده ی نامه معمولا در بالا و سمت چپ پاکت نامه نوشته می شود و نشانی گیرنده نامه معمولا در قسمت پایین و سمت راست پاکت نامه نوشته می شود. تمبر معمولا بالا و سمت راست چسبیده می شود و سمت چپ و پایین محل بارکد و مهر اداره ی پست است.

همیشه روی پاکت را پیش از آنکه در آن را بچسبانیم می نویسیم. زیرا ممکن است که در یک روز فرصت کنیم و چند نامه را برای چند نفر بنویسیم، اگر قبلا نامه ها را در پاکت بگذاریم و در آنها را بچسبانیم، گاهی ممکن است که نامه ای را اشتباها برای دیگری بنویسیم.

درست نوشتن روی پاکت خیلی مهم است، چون اگر نام و نشانی گیرنده ی نامه را درست ننویسیم هرگز نامه ی ما به دست او نخواهد رسید.

روی یک پاکت نامه باید اینها را بنویسیم: نام شهر، نشانی گیرنده ی نامه، نام و نشانی فرستنده ی نامه.

نشانی گیرنده ی نامه:

نشانی گیرنده ی نامه یعنی: نام خیابان، نام کوچه و شماره ی خانه کسی که نامه را برای او نوشته ایم و او در آنجا زندگی می کند. نشانی گیرنده ی نامه را کمی پایین تر از نام شهر، به خط خوانا می نویسیم.

نام گیرنده ی نامه:

نام و نام خانوادگی گیرنده ی نامه را کمی پایین تر از نشانی او، با خط خوب و خوانا می نویسیم. نباید قبل یا بعد از نام و نام خانوادگی گیرنده ی نامه کلمه های اضافی بنویسیم. این کلمات اضافی مثل: (دوست بسیار عزیزم) یا (حضور مبارک) که بعضی روی پاکت می نویسند، کار نامه رسان را مشکل می کند. اگر کسی که برایش نامه می نویسیم مرد است، کلمه ی “آقای” یا “جناب” و اگر زن است کلمه ی “بانو” یا “خانم” را قبل از نام او می نویسیم.

نام و نشانی فرستنده ی نامه: نام و نشانی خودمان را بهتر است نزدیک لبه ی پایین پاکت، کمی ریز تر از نوشته های دیگر بنویسیم. نوشتن این نام و نشانی برای این است که اگر نامه ی ما به دست کسی که نامه را برایش نوشته ایم نرسد، اداره ی پست آن را به نام و نشانی خودمان برای ما پس بفرستد. بعضی از مردم به جای کلمه ی نشانی، “آدرس” را به کار می برند. آدرس و نشانی هر دو به یک معنی است ولی کاربرد کلمه ی نشانی که کلمه ای فارسی است بهتر است.

اگر بخواهیم نامه ی خود را به وسیله ی کسی برای شخصی دیگر بفرستیم، باید جلوی نام کسی که نامه را به وسیله ی او می فرستیم، فقط کلمه ی “وسیله ی” را بنویسیم، نام شخصی هم که باید نامه را باز کند و بخواند، یک سطر پایین تر از نام گیرنده ی پاکت می نویسیم.

نامه نگاری تجاری (بین المللی)

بیان نظرات، رویدادها، روشهای کار، مسائل، انتظارات، درخواستها، توضیحات، پیشنهادها و نظایر آنها باید چنان واضح باشد که نه فقط خواننده آنها را بفهمد بلکه انگیزه‌ای پیدا کند که به طور دلخواه به‌آنهاپاسخ دهد و ظیفه شما بعنوان نویسنده‌ای در کارتجاری،کسب نتایج موردنظرتان است.

با وجود این امروزه افراد زمان کوتاه‌ترین برای توجه و اشتغال فکری بسیار بیشتری از گذشته دارند. رقابت برای حضور آنان هرگز چنان شدید، و زیان اشتباه هرگز چنان زیاد نبوده است. هیچ گاه یک پیام مجبور نبوده است همچون زمان حاضر برای جلب توجه، تفاهم و پذیرش به رقابت بپردازد.

علاوه بر آن، مردم چنان عادت کرده‌اند اطلاعات خود را از تلویزیون، صفحه رایانه و حتی، هنوز، از رادیو بگیرند که ارتباط نوشتاری با مقابله‌ای جدی روبه‌روست.

افراد گرفتار از خواندن نفرت دارند. به همین دلیل این کتاب نوشته شده است. زمان و امکان کافی را که شایسته آن است به آن بدهید زیرا لازم است به طور مؤثر بنویسید. آیا چنین نیست؟

در جدول زیر تعدادی از وسایل ارتباطی در تجارت و همچنین اهدافی که آنها دنبال می کنند آورده شده است:

جدول هدف/ وسیله ارتباطات

هدف/ وسیله اطلاع اخبار تفاهم ترغیب اطمینان آموزش توضیح معامله

آگهی X X X X X

مقاله X X X X X

زمینه‌ساز X X X

کتاب X X X X X

بروشور X X X X

کاتالوگ X X X X

پست الکترونیکی X X X X X X

نامه X X X X X X

دفتر راهنما X X X X

چند رسانه‌ای X X X X X

خبر نامه X X X X X

تابلو اطلاعات X X X X X

پاطلاعایه مطبوعاتی X X X

پیشنهادX X X

پرسش و پاسخ X X X X

تابلو X X X X

اسلاید X X X X X

سخنرانی X X X

شرح وظایفX X X

فیلمنامه ویدئوییX X X X X X

همان طور که ملاحظه می شود در امر تجارت یک نامه می تواند برای مطلع کردن، دادن اخبار و اطلاعات، ترغیب کردن، اطمینان دادن، توضیح دادن و سرانجام معامله کردن استفاده شود.

نامه:

دریتون بیرد در بازاریابی مستقیم می‌گوید: «نامه عنصر کلیدی در پست مستقیم است. نامه اظهارنظر می‌کند، انسانی‌تر می‌سازد، بزرگنمایی می‌کند، و حقایق موجود در سایر متون را می‌فروشد».

اگر ممکن باشد، نامه را شخصی کنید- این کار با فهرستهای پستی پیچیده و رایانه کار آسانی است. اما متوجه باشید که دچار اشتباه نشوید، و رایانه هم کار را خراب نکند.

نوشتن یک نامه پستی مستقیم، همچون هر گونه ارتباط دیگر، ایجاب می‌کند که شما خود را در وضعیت ذهنی خواننده بگذارید. چه چیزی شما را وادار می‌کند که بخواهید آن را بخوانید؟ الگوی خوبی از محتوا چنین است:

  • عنوانی مقدماتی و مربوط به موضوع
  • سلام و درود شخصی
  • پاراگراف اولیه و جالب توجهی که صحنه را برای پیشنهاد شما آماده می‌سازد
  • پیشنهاد شما، با بیان مزایا و پیشنهاد فروش منحصر به فرد
  • یک یا دو مورد انجام شده قبلی یا تأیید شخص ثالث مستقلی جهت پشتیبانی از این نظر
  • ارجاع به اجزاء دیگری که در پاکت هستند (برای جزئیات بیشتر به بروشور همراه رجوع کنید)
  • نتیجه‌گیری- بعد چه بکنید، فراخوان برای عمل.

وسایل پاسخگویی:

هرچقدر پاسخ دادن برای آنان آسانتر باشد میزان پاسخی که خواهید گرفت بیشتر خواهد بود. مثلاً نمونه فاکس را در پشت نامه چاپ کنید و پاسخی فوری بخواهید. مخاطبان باید فقط چند جای خالی را پر کنند و چند جا را علامت بزنند. این راه خیلی مؤثر است.

یا شاید از پاسخگویان بخواهید تلفن کنند. اگر می‌توانید، کاری کنید که تلفن راه دور مجانی باشد.

شما همچنین می‌توانید پاکتهای پاسخ رایگان را هم برای گیرنده بفرستید یا از نشانیهای «پست رایگان» استفاده کنید که امکان می‌دهد پاسخ‌دهندگان بدون هزینه به شما جواب دهند.

اکنون می پردازیم به بیان معیار های یک نوشته ی تجاری خوب.

مقصود:

آیا مقصود در ابتدا و به وضوح بیان شده است؟

آیا اطلاعات دقیق، کامل و با موضوع مرتبط است؟

آیا سؤالهای خوانندگان را پیش بینی می‌کند و به آنها جواب می‌دهد؟

آیا امکان ارتباط برای خوانندگانی که می‌خواهند بیشتر بدانند وجود دارد؟

ساختار:

آیا اطلاعات منظم هستند و خواننده می‌تواند به آسانی راه خود را در میان آنها بیابد؟

آیا عنوانهای اصلی و فرعی مناسب ذکر شده‌اند.

آیا پاراگرفاها به اندازه کافی و منطقی کوتاه هستند؟

آیا از تصاویر، نمودارها، جمع‌بندی‌ و نمودار جریان کار استفاده مناسب شده است؟

اگر متن توسط افراد غیر متخصص خوانده می‌شود، آیا هیچ اصطلاح اساسی تخصصی تعریف شده است؟

سبک و دستور زبان:

آیا متن واضح و روشن و طول متوسط جملات (مثلاً ۱۵ تا ۲۰ کلمه در تمام متن) خوب است و تعداد زیادی از افعال معلوم – و نه مجهول- هستند؟

آیا نوشته از قید و بند خود بزرگ‌بینی و رسمی بودن آزاد است و به طور عمده از زبان روزمره استفاده می‌کند (بدون پیش گفته، با وجود این، مقدمه یا در میان چیزهای دیگر)؟

آیا انگلیسی متن از نظر دستور زبان و علامتگذاری درست است؟

بر روی هم، آیا سبک نگارشی برای مخاطبان مناسب است؟

طراحی و تنظیم:

آیا متن شکیل است؟

آیا حروف برای خواندن راحت هستند؟

آیا فاصله کافی بین خطوط رعایت شده است؟

آیا طبقه‌بندی واضحی برای عنوانها وجود دارد؟

آیا طراحی به جستجو و حرکت د متن کمک می‌کند؟

نوشته‌ام را با نیازها و دانش خوانندگان منطبق کنم. و به یاد خواهم داشت که بسیاری از آنان از اصطلاحات رسمی و روشهای غیر متعارف می‌شوند.

قبل از شروع به نوشتن به دقت مقصود از این کار و پیام را در نظر بگیرم و در نظر دارم که نگارش واضح تنها از تفکری روشن ناشی می‌شود.

ساختار متن را روشن و واضح بنویسم و برای این کار می‌توانم از فهرستها، عنوانها و جمع‌بندی مختصر و مفید نکات کلیدی استفاده کنم.

بکوشم جملاتی را بنویسم که به طور متوسط از ۱۵ تا ۲۰ کلمه تشکیل می‌شوند.

وقتی آیین‌نامه می‌نویسم از جملات امری استفاده کنم.

به طور واضح، خلاصه و مؤدبانه به مشتریان و همکاران بگویم که وضعیت چگونه است و آنان می‌توانند چه چیزی را انتظار داشته باشند.

هرگاه مجبورید بنویسید فهرستی از مخاطبان خود تهیه کنید.

مخاطبان خود را دسته‌بندی کنید.

در زیر فهرستی از مخاطبان معمولی در کار تجاری می‌آید:

  • داخلی
  • مدیریت
  • هیئت مدیره
  • کمیته‌های مدیریت، رئیس شما
  • کارکنان
  • کنونی
  • بالقوه
  • پیشین، بازنشستگان
  • بیرونی
  • مالی
  • منابع تأمین مالی
  • سهامداران
  • تحلیلگران سرمایه‌گذاری
  • مشتریان
  • کنونی
  • بالقوه
  • رسانه‌ها
  • تجاری و مالی
  • حرفه‌ای
  • عمومی
  • جامعه محلی
  • افکار عمومی
  • دولت و هیئتهای ناظر

لازم است شما با آنان، بسته به اینکه کی هستند و چه می‌کنند، به گونه‌های متفاوت صحبت کنید شما باید شرایط و فشارهای کاری آنها را بشناسید تا مکتوب شما بتواند در پوسته نگرانیهای دیگرشان نفوذ کند شما می‌خواهید آنان چه بکنند، بیندیشند یا احساس کنند؟ آنها از کجا می‌آیند؟

مخاطبان خود را درک کنید:

به شرایط و تنشهای مخاطبانی که در بالا بررسی کردیم نگاه کنید. وقتی با آنها رابطه برقرار می‌سازید باید چگونه رفتار کنید؟

  • مدیریت

آنها معمولاً وقت کمی دارند و ناشکیبا هستند. سریعاً به نکته اصلی برسید.

ذهن آنان به بسیاری امور دیگر مشغول است. شما احتمالاً «در رأس این امور» قرار ندارید. ممکن است آنها اولویتهای بالاتری از شما داشته باشند. موضوع خود را در متن «تصویر بزرگ‌»‌شان قرار دهید.

آنان می‌خواهند کارا باشند. برای صفحه اول یک جمع‌بندی مدیریت نکته به نکته تهیه کنید. در بلا تکلیفی نگاهشان ندارید.

آنها به اندازه شما از جزئیات یا نکات فنی مطلع نیستند. از ارائه تفصیلی نکات فنی و فرضیه‌ها خودداری کنید.

نقش آنان برنامه ریزی،هدایت،سازماندهی ونظارت است.به جای‌اینکه از آنها نظرخواهی کنید، ضمن ارائه توصیه‌هایی،مسیرهای عملکرد را پیشنهاد نمایید.کار پاسخ دادن را برایشان آسان سازید.

  • کارکنان

آیا آنها مطیع و وفادارند؟ مشتاق باشید. کار گروه را بزرگ دارید.

آیا آنان با نگرانی نسبت به آینده، امنیت شغلی و … ناراحت و سرخورده هستند؟ به آنها قوت قلب بدهید.

اگر اخبار خوبی دارید: شاد باشید و تبریک بگویید.

اگر اخبار بدی دارید: توضیح دهید، آماده کمک باشید هرگز دروع نگویید.

  • مالی

در پی تأمین مالی هستید؟ واضح باشید و ارقام را نشان دهید.

عملکرد سرمایه‌گذاری خوب است؟ با اشتیاق باشید.

عملکرد سرمایه‌گذاری بد است؟ با اشتیاق باشید. درباره احتمال بهبود وضع، اگر وجود داشته باشد، صحبت کنید. هرگز دروغ نگویید.

  • مشتریان

مشتریان موجود و راضی؟ با آنان محترمانه رفتار کنید. آنها را همچون شریک قلمداد نمایید. شما و آنان بخشی از گروه هستید شما می‌خواهید رابطه‌تان با آنها ادامه و ادامه داشته باشد.

مشتریان ناراضی را باید آرام کرد. با آنها محترمانه رفتار کنید. اما رابطه را نیز اصلاح نمایید. چگونه می‌توانید به آنان نشان دهید که وضع بهتر خواهد شد؟ بهانه نیاورید؟

مشتریان بالقوه؟ نمونه‌ای از تعهد را ارائه دهید. درباره منافع صحبت کنید نه درباره خصوصیات (به راه ۱۱ رجوع کنید). آتش را بفروشید نه کباب را.

  • رقبا

هرگز به رقبای خود حمله نکنید. بر آنچه وجه تمایز شما با آنهاست پیشنهاد فروش خاص شما (USP) – تمرکز کنید.

  • رسانه‌ها

آنها با جریان مداوم اطلاعات از سراسر دنیا مواجه‌اند. آنان باید بپرسند: «از میان تمام این مطالب، با در نظر گرفتن مهلت و محدودیت جا، کدام آن داستان اصلی است که باید چاپ کنم؟» به یاد داشته باشید که آنها باید داستان را در مهلت معینی تکمیل کنند.

آنان به دنبال چه هستند؟

داستانهایی که مورد توجه مخاطبان اصلی آنها قرار گیرد.

زاویه دیدی غیر عادی با تحریک کننده

امکان انجام در مهلت مقرر

دقت اطلاعات تأیید شده

  • افکار عمومی

چنین فرض کنید که چیزی درباره داستان شما نمی‌دانند. اما تسلیم نشوید. رفتارتان بدون رودربایستی و دوستانه باشد در اینجا هم وسیله ارتباطی قابل دسترسی را فراهم سازید و از دیگران بازخورد بخواهید.

  • دولت و هیئتهای ناظر

در سطوح پائین تقصیر را به گردن دیگران انداختن و سر در گم بودن رایج است. مرکز اهمیت و توانایی را در ارشدترین سطح پیدا کنید و بر روی او تمرکز دهید. آنگاه با او، چنانکه با مدیریت خود رفتار می‌کنید، رفتار نمایید.

مقصود از ارتباط خود را درک کنید.

علتهای بسیاری برای برقراری ارتباط وجود دارد:

  • اطلاع دادن
  • خبر دادن، خوب/ بد
  • فهمیدن
  • ترغیب کردن
  • اطمینان دادن
  • آموختن
  • توضیح دادن
  • معامله کردن.
  • ارتباط برای خبر رساندن

وقتی خبر می‌رسانید مقصودتان این است که در اسرع وقت مخاطب را در مسیر رویدادها قرار دهید. وجه تمایز بین مطلع کردن با خبر رساندن در این است که خبر زمان دارد. اطلاعات صرف ممکن است اخبار نباشد. ممکن است مدتی طولانی وجود داشته باشد- همچون ساعات کار نگارخانه، مکان بخش اضطراری بیمارستان یا جدول زمانی حرکت قطارها، اما خبر چیزی است که همین الان اتفاق افتاده، نظیر جدید‌ترین پیشنهاد بودجه از سوی وزیر دارایی یا پیشرفتی مهم در پژوهش درباره ایدز.

خبر از طریق رسانه‌هایی با عمر کوتاه یا آنها که به سرعت جدید می‌شوند اطلاع داده می‌شود، نظیر روزنامه‌ها، خبرگزاریها، خبرنامه‌ها، اطلاعیه‌های تلویزیونی، تابلو اعلانات یا رسانه‌های الکترونیکی همچون تله تکست و اینترنت. زمانی ما جارچی داشتیم. پس از آنکه خبری داده می‌شود رسانه‌ای که آن را حمل می‌کند ممکن است به بایگانی سپرده شود، یعنی به صورت بخشی از «بایگانی» در می آید که بعدها به آن مراجعه می‌شود و در کتابهای تاریخ، فیلمهای مستند و غیره مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ارتباط برای درک کردن

نگارش شرحی واضح و روشن از یک وضعیت، به خودی خود، به توضیح نکات لازم کمک می‌کند و غالباً می‌تواند درکی جدید را باعث شود. نظم در طراحی مرتب جنبه‌های کلیدی، به تشخیص مشکلات کمک خواهد کرد.

ارتباط برای ترغیب

نیاز به ترغیب نمونه‌هایی نظیر فروش برنامه کاری تجاری خود به مدیر بانک، جمع‌آوری پول برای شرکت، ایجاد انگیزه در کارکنان برای همکاری با برنامه ارتقای کیفیت، تبلیغ یک محصول یا خدمات و نظایر آنها را دربر می‌گیرد. شما می‌خواهید که خواننده با شما موافقت کند و اقدامی نماید.

رمز نگارش ترغیبی، در ایجاد رابطه از دیدگاه مخاطب شماست. باید بر آنچه در این کار برای آنها مفید است تأکید کرد- یعنی منفعتی که آنان از انجام عمل مطلوب شما خواهند برد.

مردم کالا را نمی‌خرند بلکه منفعت را می‌خرند. آنان دستگاه صوتی استریو را نمی‌خرند، آنان «صدای دلنشین» را می‌خرند. آنها دستگاه ضبط ویدئویی را نمی‌خرند، آنها «آزادی دیدن تلویزیون طبق میل خود را می‌خرند.

در اینجا راز تشخیص منفعت از خصوصیت،‌و راه رسیدن به منفعت نهایی، را بررسی می‌کنیم. منفعت نهایی نیرومندترین آنهاست که مبتنی بر آن خصوصیت ویژه است.

رمز کار در لغت بنابراین نهفته است. کاری که شما باید بکنید اظهار جمله‌ای درباره محصول یا خدمات خاص است و سپس بگویید «بنابراین…؟» لازم است در صدای شما اندکی حالت سؤالی وجود داشته باشد و شما به گفتن «بنابراین…؟» ادامه خواهید داد تا اینکه به منفعت نهایی برسید.

مثلاً: این دستگاه ضبط ویدئویی گیرنده خود را دارد، بنابراین…؟ شما می‌توانید برنامه‌ای را در یک کانال ضبط کنید در حالی که کانال دیگری را تماشا می‌کنید، بنابراین…؟ می‌توانید طبق دلخواه خود زندگی کنید و نه طبق آنچه برنامه زمانبندی به شما تحمیل می‌کند، بنابراین…؟ می‌توانید از وقت خود بهتر بهره‌برداری کنید و آنچه را می‌خواهید، هر وقت که مایل باشید، انجام دهید، بنابراین…، می‌توانید آزاد باشید، بنابراین… وقتی دیگر پاسخی برای «بنابراین…؟» نداشتید به منفعت نهایی رسیده‌اید.

در برخی موارد ممکن است منافع دیگری هم باشند که «مناسب» هستند، اما لزوماً به طور مستقیم در مورد خواننده کاربردی ندارند. این موارد غالباً موضوعهای احساسی هستند، نظیر کاهش جرایم، بهبوبد کیفیت، کاهش گرم شدن جهانی، حفظ حیات نهنگها، کمک به بی خانمانها، و نظایر آن.

ارتباط برای اطمینان دادن

وقتی برای اطمینان دادن ارتباط برقرار می‌کنید مقصودتان آرام ساختن و از بین بردن بیم و هراس است. دوستان! همه چیز درست است. ما همه چیز را زیر نظر داریم. جایی برای نگرانی وجود ندارد. اگر رسانه‌ها، مثلاً با انتشار گفته‌های یک سیاستمدار ناآگاه بی جهت دهان باز می‌کند، مردم را دچار ترس و وحشت نمایند چنین ارتباطی لازم خواهد شد.

نمونه‌های مورد نظر، جنجال مطبوعاتی بر سر مسمویت ناشی از تخم مرغ/ سالمونلا در اواخر دهه ۱۹۸۰ یا ترس از گوشت گاو در سال ۱۱۹۶ است. شخص برقرار کننده ارتباط به منظور اطمینان دادن معمولاً شخص بخت برگشته‌ای است که می‌خواهد همه چیز را «کاملاً روشن کند»، چنانکه «ریچارد نیکسن» همیشه می‌گفت. پیام به مخاطبان چیزی شبیه به این است: «اگر چه شما چنین فکر می‌کنید، و دیگر افراد ظاهراً آگاه هم آن را تأیید می‌نمایند، اما همه چیز آن طور که به نظر می‌آید نیست. اینها واقعیت هستند.

کارایی این نوع ارتباط نسبت مستقیمی با اعتبار، شخصیت اجتماعی یا قوه تشخیص اطمینان دهنده دارد. در دهه ۱۹۸۰ شرکت عظیم داروسازی جانسن و جانسن (Johnson & Johnson) در امریکا، که بسیار معتر بود، با مشکلی روبه‌رو شد. یک باجگیر در بعضی از قوطیها مسکن «تایلنون» (Tylenol) داروی پر فروش شرکت سم وارد کرد که باعث مرگ چند نفر شد.

شرکت این محصول را از بازار جمع‌آوری کرد و پس از مدتی آن را در بسته‌بندی جدیدی که قابل دستکاری نبود مجدداً به بازار عرضه نمود. آنگاه شرکت اقداماتی را که انجام داده بود تا از مصرف کنندگان حفاظت کند با مردم در میان گذاشت و بازار این دارو مجدداً به حالت قبل بازگشت.

واضح است که اعتبار کلید برقرار ارتباط موفق برای اطمینان دادن است. بنابراین اگر باید چنان پیامی را بنویسید از خود بپرسید «فرستنده پیام چقدر معتر است؟» اگر پاسخ «نه خیلی زیاد» باشد لازم است برنامه‌ای بریزید که بر این مانع فایق شوید.

شرکت «Source Perrier» تولید کننده آب معدنی- وقتی با آلودگی تولیداتش روبه‌رو شد میلیونها بطری از آن را از بین برد؛ این خود نوعی ارتباط برای اطمینان دادن بود. چنین پیامهایی همیشه تنها مکتوب نیستند. اعمال رساتر از کلمات سخن می‌گویند.

خواننده نباید مجبور شود بارها و بارها متن را بخواند تا منظور شما را بفهمد. اگر مجبور هستید کلمات جدیدی را که به موضوع مرتبط هستند در متن بیاورید، معنی آنها را در اولین بار استفاده توضیح دهید یا خواننده را به واژه‌نامه‌ای که در پایان متن خواهید آورد، ارجاع کنید.

بهترین راه فراگرفتن هر چیزی انجام آن است. آیا می‌توانید تصور کنید که هدایت هواپیما یا نواختن پیانو را بیاموزید بی آنکه ابزار کنترل یا کلیدها را در دست بگیرید و بازخورد بصری، سمعی یا حرکتی دریافت کنید؟ چرا یادگیری حقایق و روشها باید تفاوت داشته باشد؟ وقتی آزمونی می‌دهید باعث می‌شوید که خواننده وضعیتی فعال و تجربی پیدا کند.

ارتباط برای معامله:

ارتباط برای معامله شامل قراردادها، توافقها، رسیدها و تأییدها هستند. آنها غالباً اسناد حقوقی محسوب می‌شوند- یعنی نوشته‌هایی که می‌توانند در آینده مبنای شکایت حقوقی یا ادعا قرار گیرند. بنابراین راهنمایی حقوقی مناسب در این موارد اساسی و مهم است.

اگر شما سندی را در دست دارید که درآن تعهدات معینی عنوان شده و به آنها عمل نشده است، این سند است که، در چهارچوب قانون مربوطه، شرایط را تعیین می‌کند. آیا شما از تحویل آنها طبق تعهد خودداری کردید؟ شما قرارداد را نقض کرده‌اید. می‌توانند از شما شکایت کنند و خسارت بگیرند.مواردی که باید مراقب بود:

  • تمام صفحات را تاریخ بگذارید و ماه را بنویسید.
  • واحد پول تمام ارقام مالی را ذکر کنید (پوند انگلیس؟ دلار امریکا؟ گیلدر هلند؟) اعداد (مثل مبلغ کل) باید علاوه بر رقم با حروف هم نوشته شود.
  • به مخفف کلمات اتکا نکنید مگر اینکه توضیح داده شده باشند.
  • نشان دهید که کدام قانون حاکمیت دارد.
  • از اصطلاحات پیچیده حقوقی بپرهیزید (سابقاً، با وجود اینکه تحت داوری.)
  • افراد درگیر در کار را به روشنی مشخص کنید (مثلاً «بنگاه یعنی مؤسسه تبلیغاتی در [نشانی.] مشتری یعنی مؤسسه انتشاراتی در [نشانی] »).
  • به روشنی مشخص کنید هر کس باید چه بکند و چگونه درخواهید یافت که این کار شده است.
  • از عنوانهای متعدد استفاده کنید تا به خواننده کمک نمایید در متن موارد خاص را بیابد.

نظام شماره ‌گذاری:

شما غالباً در اسناد حقوقی و دستورالعملها شماره‌گذاری را می‌بینید. این کار برای تسهیل ارجاع به بخشهای خاص در قسمتهای بعدی سند یا برای نقل در سایر اسناد انجام می‌شود.

ترجیح شخصی من پرهیز از استفاده از اعداد رومی است. I، II و IIIاشکالی ندارد. ولی چه کسی می‌داند CLIX چند است؟ (این رقم ۱۵۹ است.)

برای کاهش تعداد لغات/ صفحات از نشانه‌ها استفاده کنید.

گاهی لازم است تعداد کل لغات را در یک سند پایین نگاه دارید تا زمان خواندن یا صفحات لازم کاهش یابد. نشانه‌ها برای این کار به شما کمک می‌کنند ببینیم چطور:

-نشانه‌ها کمک می‌کنند تعداد لغات کم باشد.

-نشانه‌ها شما را قادر می‌سازند فشرده‌تر بنویسید.

-نشانه‌ها کمک می‌کنند تعداد صفحات کمتر شود.

-نشانه‌ها نکته را موجز بیان می‌کنند.

از اشکال استفاده کنید:

یک تصور به اندازه هزار کلمه حرف می‌زند، بنابراین در هر جا که ممکن باشد از شکل استفاده کنید. اشکال عبارتند از عکس (رنگی یا سیاه و سفید)، طرح، کاریکاتور، نمودار، جدول (به فصل ۵ رجوع کنید)، نقشه طراحی و حتی نوع خاصی از اشکال تایپی که “dingbat” نامیده می‌شود. رایانه مکینتاش (Macintosh) من حروفی را دارد که انواع نمادهای مختلف را داراست. در اینجا برخی از آنها را می‌بینید:

نیاز به سبک نگارش:

غالب انتقادات درباره نوشته‌های تجاری آن است که این نوشته‌ها در بیشتر موارد طولانی و مبتذل هستند و فهم آنها دشوار است- در واقع به طور خلاصه خواندنی نیستند هر کلمه آنها کسل کننده است! نوشته خواندنی باید شفاف باشد. چنین نوشته‌ای نباید توجه را به سوی خود بگیرد. و باید جالب هم باشد. به راه ۱ رجوع کنید.

در هر جا که ممکن باشد از جملات معلوم استفاده کنید.

غالب افراد جملات معلوم را ترجیح می‌دهند. وقتی می‌خواهید به این شیوه بنویسید، فاعل را در ابتدای جمله بیاورید و بعد فعل را مشخص کنید. مثال: «هری سخنرانی بسیار خوبی کرد.»

مجهول این جمله با عمل شروع می‌شود و به دنبال آن فعل و فاعل می‌آید: «سخنرانی بسیار خوبی توسط هری ایراد شد.»

نمونه‌های بیشتر

مجهول معلوم

آگهی‌های جدیدی توسط مؤسسه تبلیغاتی ساخته خواهد شد. مؤسسه تبلیغاتی آگهی‌های جدیدی برای تلویزیون خواهد ساخت.

یک‌تخفیف۱۰ پنسی به‌خریداران داده خواهدشد. ما تخفیفی ۱۰ پنسی به خریداران خواهیم داد.

در ساختار مجهول، جملات طولانی‌تر و کلمات بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. ساختار معلوم از جملات کوتاه‌تر و کلمات کمتری استفاده می‌کند.

بدانید کی باید از شیوه مجهول استفاده کنید.

گاه مواردی پیش می‌آید که شیوه مجهول بهتر نتیجه می‌دهد. مثلاً وقتی بخواهید نکته مهمی را به قصد تأکید در اول جمله بیاورید، ممکن است استفاده از آن بهتر باشد. به هر حال انتخاب آن با خود شماست.

استفاده گاه به گاه از جملات مجهول می‌تواند نوشته را هم زنده‌تر کند و با کسالت نوشته خشک دفتری مقابله نماید. اما نظر من این است که نسبت جملات معلوم به جملات مجهول را بالا نگاه دارید.

از طولانی نویسی اجتناب کنید و متن را ساده نگاه دارید.

خواهش می‌کنیم سریعاً به نکته مورد نظر برسید. از جملات طولانی پاراگرافهای طولانی و کلمات زیاد چندهجایی پرهیز کنید.

از ساختار ساده جمله استفاده کنید.

وقتی جمله می‌سازید از این اصول کلی پیروی کنید:

اغلب جملات را کوتاه، ساده و مستقیم بنویسید.

– طول و ساختار جمله را به خاطر جلب توجه و تغییر شیوه تغییر دهید.

– طول متوسط و مطلوب برای جمله ۱۵ تا ۲۰ کلمه است.

– در هر جمله تنها یک یا دو تفکر اصلی را منتقل سازید.

– از تأکید مناسب استفاده کنید تا اهمیت نسبی نظرات را در یک جمله نشان دهید.

با قرار دادن چند قید یا شرط، جمله را پیچیده نکنید

– از جملات جداگانه استفاده کنید (و گه گاه از عبارات معترضه استفاده نمایید)

دقت کنید که ارتباطها (بین فاعل و فعل) در هر جمله واضح باشند.

از حروف ربط و عبارات ارتباطی استفاده کنید تا متن برای خواندن روان شود.

از تکرار اسامی بپرهیزید.

بکوشید از تکرار نام خود و یا شرکت خود در نامه پرهیز کنید. به طور کلی استفاده از ضمیر فاعلی و ضمایر ملکی، نوشته شما را روانتر و قابل فهم‌تر می‌کند.

از خط پیوند درست استفاده کنید.

خط پیوند (خطی که بین دو کلمه قرار می‌گیرد و آنها را به یکدیگر پیوند می‌دهد- hyphen) غالباً وقتی مشکل ایجاد می‌کند که مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. من درباره صفات مرکب، یعنی دو صفتی که پشت سر هم می‌آیند و یک اسم را توضیح می‌دهند، صحبت می‌کنم. مثلاً اگر شما یک آگهی بدهید و در مورد یک قایق دست دوم جستجو نمایید، مثل این آگهی:

“wanted: little used boat”، ممکن است نا روشنی به وجود آید. آیا شما در جستجو یک قایق دست دوم هستید که خیلی بزرگ نباشد، یا قایقی می‌خواهید که خیلی از آن استفاده نشده باشد؟ در حالت اول نیازی به خط پیوند نیست. اما در حالت دوم باید خط پیوند بگذارید، در نتیجه آگهی چنین خواهد شد:little0 used. “Wanted: little- used boat” صفت مرکب است.

شما خط پیوند را علاوه بر صفات مرکب، در سایر ترکیبها هم استفاده می‌کنید.

دقت کنید که فعل و فاعل با هم بخوانند.

شما در نوشته‌ها موارد زیادی از اشتباه و عدم تطابق فعل با اسمهای مفرد و جمع را مشاهده می‌کنید. چنین جملاتی، حتی در گزارشهای BBC هم یافت می‌شود. در اینجا نمونه‌ای از یک مقاله روزنامه اینترنشنال هرالد تریبون را مثال می‌زنم: «کیفیت سطح زندگی از یک محل تا محل دیگر متفاوت هستند.»

این مشکل معمولاً وقتی پیش می‌آید که یک اسم جمع قبل از فعلی می‌آید که آن فعل به اسم مفردی که قبلاً آمده است مربوط می‌شود این اشتباه بیشتر در هنگام سخنرانی روی می‌دهد. شما غالباً جملاتی شبیه به این را در اخبار می‌شنوید:» وزیر خزانه‌داری گفت نرخ بهره‌ متداول، علی‌رغم سابقه طی سه سال گذشته، از آنچه باید باشد پائین‌تر بودند و بنابراین او آن را یک درضد اضافه کرد.» برعکس این هم اتفاق می‌افتد: «وزیر خزانه‌داری گفت نرخهای بهر‌ه متداول، علی‌رغم سابقه طولانی سه سال گذشته، کمتر از آن بود که باید باشد، بنابراین او آن را یک درصد بالا برد.» آیا این اشتباه روشن نیست؟ اما چرا باز هم اتفاق می‌افتد؟

اگر به شرکتهای خارجی نامه می‌نویسید، تفاوت بین انگلیس و امریکا را درک کنید.

تفاوتهای فرهنگی بزرگی در دو طرف اقیانوس اطلس دیده می‌شود. در امریکا، نامهای و هویتهای تجاری معمولاً مفرد استفاده می‌شوند. یک شرکت مفرد است، کنگره‌ هم همین‌طور، اما در انگلیس شرکتها و هویتها جمع هستند. نامهای تجاری می‌توانند مفرد یا جمع باشند. در امریکا شرکت «آن» است اما در انگلیس «آنها». در هر حال یک شیوه را انتخاب کنید و همه جا از آن استفاده نمایید.

برای مخاطبان بریتانیایی از روش انگلیسی استفاده کنید و برای مخاطبان امریکایی، روش امریکایی را به کار بگیرید. اما برای یک سازمان جهانی، که از انگلیس به عنوان زبان جهانی خود استفاده می‌کند، چگونه می‌نویسید؟ اغلب این سازمانها یک شیوه را انتخاب می‌کنند و آن را رواج می‌دهند. مثلاً شرکت ABB، که در سویس مستقر است و ارتباطی گسترده و قوی با سوئد دارد، در همه جا از انگلیسی با املای امریکایی استفاده می‌کند.

شرکت بیسکویت‌سازی کمپبل (Campbell) اروپا، که مالک آن شرکت کمپبل امریکاست، از انگلیسی امریکایی استفاده می‌کند. من یک شرکت امریکایی را هم دیده‌ام که در مدارکی که در دفتر لندن آن تهیه می‌شود انگلیسی با املای بریتانیایی و در مدارک دیگرش انگلیسی با املای امریکایی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اما مشکل گاهی در اعداد پیش می‌آید. مثلاً یک بیلیون چقدر است؟ در امریکا منظور از آن یک هزار میلیون است. اما در انگلیس به طور سنتی یک میلیون میلیون است، گرچه شیوه امریکایی هرچه بیشتر مورد قبول قرار گرفته است. بنابراین ممکن است ببینید که بودجه دولت از طریق یک منبع معادل هزار میلیون پوند و از سوی منبع دیگری یک بیلیون پوند اعلام می‌گردد.

پس یک روش ملی را انتخاب کنید و همیشه از آن پیروی نمایید. یکی از دو نوع



ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

توسط
تومان