کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | نگارش نامه اداری

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | اصول نوشتن نامه اداری
5/5 - (2 امتیاز)

عناوین مقاله:

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری

گروه تحقیق و توسعه

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | اصول نوشتن نامه اداری | در برخورد با موضوع اصول نامه نگاری تجاری گریزی نیست از یک تقسیم بندی در همین ابتدای ماجرا! نامه نگاری تجاری در داخل مرزهای یک کشور مثل میهن ارجمندمان و با نامه نگاری تجاری بین دو کشور متفاوت است.

در قسمت اول با توجه به اینکه کشورعزیزمان، ایران، متاسفانه عضو سازمان های سطح اول اقتصادی جهان مانند سازمان تجارت جهانی نیست و هنوز بسیاری از شرکت های معظم و چند ملیتی بزرگ فعالیت چندانی در ایران ندارند و نیز با توجه به سیستم اقتصاد غیر آزاد موجود می توان تقریبا مطمئن بود که اصول نامه نگاری اقتصادی و تجاری در داخل ایران تا مدت طولانی نیز کوچکترین تحولی را به سبب تغییرات اقتصادی به خود نخواهد دید فلهذا با دانستن اصول کلی و اولیه ی نامه نگاری در ایران می توان تا حد زیادی مسئله را حل شده انگاشت. البته پارامتر هایی در یک نامه ی تجاری دارای اهمیت بسیار بالاتر هستند.

ویژگی های نامه تجاری در ایران:

  • حتما باید دارای تاریخ باشد
  • کوتاه و خلاصه بودن در یک نامه ی تجاری امری فوق العاده مهم است.
  • شماره
  • عنوان
  • عنوان واحد گیرنده
  • عنوان واحد فرستنده
  • موضوع
  • عنوان و نام و امضای شخص صلاحیت دار

از آنجایی که نگارش نامه های تجاری نیازمند اطلاع از اصول نگارش نامه اداری نیز است باید در ابتدا اصول نوشتن نامه اداری را توضیح داده سپس به نگارش نامه تجاری بین المللی بپردازیم.

در 1800 سال پیش که کاغذ در چین اختراع شد نگارش نامه نیز رواج یافت و از نوشتن بر روی الواح گلی و سنگی کم کم به صورت خط میخی و به شکل های امروزی در آمد اما در واقع تولد نامه را می توان تقریبا با تاریخ بشریت یکی دانست.

هنگامی که بشر زبان تکوین شده ای نداشت برای انتقال مفهوم و منظور از نقاشی بر روی دیوار غار ها و سنگ ها استفاده می کرد. از آنجایی که در فرهنگ لغت واژه ی نامه نوشته معنا شده است پس می توان این نقاشی ها و دیوار نوشت ها را به عنوان اولین نامه ها شناخت. با گذشت زمان و پیشرفت در تمامی ابعاد زندگی بشر شکل، نحوه نگارش، کاربرد و طریقه ی ارسال این نامه ها نیز تغییر کرده و از میخ و گل خشک شده به کاغذ و ایمیل تغییر شکل داد.

پس از پیشرفت تکنولوژی و پیدایش تلفن، تلگراف، اینترنت و … سرعت انتقال پیام ها افزایش یافت و روش های جدید در انتقال اطلاعات و نامه و پیام به وجود آمد. به رغم عصر کنونی اینترنت، شبکه اطلاعاتی جهانی و همه ابزار دیجیتال، هرگز نیاز به ارتباط نوشتاری عالی تا بدین حد زیاد نبوده است، هنوزنامه نگاری با کاغذ و قلم منقرض نشده است! و حتی در بسیاری از مناسبات و کارها نامه های کاغذی هنوز بدون رغیب می نمایند.

هیچ گاه مهارت مؤثر نوشتاری در امور تجاری، آموزشی یا دولتی تا بدین پایه مورد تقاضا قرار نداشته است. روند به سوی کوچک کردن شرکتها، جذب منابع از بیرون، منطقی ساختن امور و… به ویژه در این روزها، خود اشتغالی بدان معناست که افرادی که هرگز خود را در کار نوشتن خبره نمی‌دانستند اکنون باید این وظیفه را نیز همراه با دیگر مسئولیت های خویش به عهده بگیرند.

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | اصول نوشتن نامه اداری |

مشاهده مقالات مرتبط: دانلود نمونه SOP رایگان انگلیسی

بخش اول

نکته هایی در آیین نگارش نامه های اداری

  • تاریخچه نامه نگاری در ایران:

تایخچهی نامه نگاری در ایران به دوره ی هخامنشیان برمیگردد که در آن هنگام شیوه ی نگارش بر روی پوست دباغی شده حیوانات و با خط میخی مرسوم بود. سپس این نامه ها توسط چاپارها یا همان پیک ها به مقصد ارسال می شد. برای سرعت در انتقال نامه ها در دوره ساسانیان چاپارخانه هایی بین راه ها ساخته شد که همیشه در آنها سوارکاران و اسب های تازه نفس حضور داشتند.

هنگام صدارت امیرکبیر و با اقدامات اصلاحی که صورت گرفت. امیرکبیر به فکر ایجاد امکاناتی برای انتقال سریع تر و گسترده تر دستورات دولتی و نامه های اداری بود که در این زمان شخصی به نام شفیع خان چاپارچی باشی را مجبور کرد تا تشکیلات چاپار دولتی را سامان دهد و از اواخر سال 6611 هجری قمری دستورداد که چاپارخانه های جدید در تمام ایاالت ساخته شوند. از آن پس نامه نگاری و انتقال نامه ها و مرسولات بین شهر ها و مناطق مختلف ایران شکلی سازمان یافته پیدا کرد و سالها ادامه داشت.

  • مشخصات نامه های اداری:

نامه در واقع عبارت است از مکاتباتی که با هدف معین و مشخص بین اشخاص حقیقی یا حقوقی و همچنین بین سازمان ها و ادارات به منظور برقراری ارتباط مبادله می گردد. از مهمترین ویژگی های نامه های اداری که قبلا هم بیان شد می توان به شماره، تاریخ، عنوان، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، عنوان و نام و امضای شخص صلاحیت دار اشاره کرد.

اندازه و ابعاد نامه های اداری:

کاغذ های A3: بدون سرلوحه است و برای نگارش جدول، نمودار و نقشه ها مورد استفاده قرار می گیرند.

کاغذ های A4: این ابعاد برای نامه هایی به کار می رند که بیش از 5 سطر داشته باشند.به طور معمول برای گزارشات از این کاغذ استفاده میشود. به ابعاد 297 × 210 ميليمتر .

کاغذ A5: این ابعاد برای نامه هایی کمتر  از 5 سطر باشد مورد استفاده قرار می گیرد. به ابعاد 148 × 210 ميليمتر.

کاغذ A6: این کاغذ بدون سرلوحه بوده و برای نامه نگاری میان کارمندان سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد و فقط در طرف چپ و بالای کاغذ کلمه چاپ یا یادداشت می شود.

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | اصول نوشتن نامه اداری

  • مشخصات یک نوشته ی خوب از حیث مفهوم و محتوا و سبک و آیین درست نویسی:

۱- از حیث مفهوم و محتوا و پیام.

۲- ساده نویسی: یکی از ضروری ترین نکات در نگارش نامه اداریی ساده نویسی است البته شخص نباید در این امر افراط به خرج دهد و متن به ابتذال برسد. متن باید ساده، روان و رسا باید و به دور از کلمات و عبارات نامفهوم و نا مانوس باشد.

۳- رعایت عفت قلم و پاکی فکر: در همه ی نوشته ها باید عفت قلم را رعایت کرد و از الفاظ رکیک و زننده و توهین آمیز خودداری کرد زیرا این کلمات نوشته را در نظر خواننده بی مقدار و خوار می دارد.

۴- وحدت موضوع: نویسنده باید در سراسر نوشته از اصل موضوع دور نیفتد و تمام بحث ها و مثال ها و اجزای نوشته با هماهنگی کامل، پیرامون موضوع اصلی دور بزند و تاثیری واحد در ذهن خواننده القا کند.

۵- حدود و شیوه استفاده از صنایع ادبی و آرایش کلام: صنایع ادبی در گیرایی و جلب توجه اثر برای خواننده ماثر است.

۶- طریقه نقل سخن دیگران: اگر مطلبی از کسی عینا در نوشته خود می آوریم باید آنرا در داخل گیومه قرار داد و در پاورقی با ذکر منبع و صفحه بدان اشاره کرد، همچنین از نقل گفته ها و نوشته های دیگران بدون ضرورت واقعی باید خودداری کرد.

۷- رعایت اختصار: باید بک.شیم که نوشته ما تا سر حد امکان مختصر و مفید باشد و از بحث های خارج از موضوع جدا خودداری کنیم، مگر اینکه برای اثبات مطلبی ضرورتی باشد.

۸- مقدمه: باید سعی کنیم تا آنجا که ممکن است مطلب را بدون مقدمه چینی و قلم فرسایی بیجا آغاز کنیم و از تعریف و پوشیده گویی بر حذر باشیم و منظور خود را به طور صریح و آشکار به رشته تحریر درآوریم.

۹- دوری کردن از به کار بردن واژه های دشوار و بیگانه

۱۰- املای صحیح و درست کلمات:

۱۱- رعایت نکات دستوری: نگارش صحیح نامه های اداری مستلزم رعایت نکات دستوری در زبان مورد استفاده در نامه است.

۱۲- رعایت قوائد نشانه گذاری: از عواملی که در روشنی بیان نویسنده و سهولت درک خواننده، بسیار موثر است، رعایت قوائد نقطه گذاری است.

۱۳- خوانا بودن خط: خط همه زیبا نیست ولی تقریبا همه می توانند خوانا بنویسند.

۱۴- نظم و ترتیب و نظافت: باید توجه داشت که تمییز و مرتب نبودن نوشته ارزش آن را در نظر خواننده، بسیار پایین می آورد.

۱۵- آوردن هر یک از انواع مطالب در یک بند جدا و مستقل: برای اینکه مطالب به هم آمیخته نشود و خواننده در فهم آنها دچار اشکال نشود باید هر قسمت از نوشته را که حاوی اندیشه یا مطلب به خصوصی است را در یک بند (پاراگراف) بیاوریم.

۱۶- موزون بودن: سخن گفتن در واقع نوعی موسیقی است هر قدر که اجزای تشکیل دهنده ی این موسیقی که کلمات باشند موزون تر و هماهنگ تر باشد موسیقی سخن دلنشین تر خواهد بود.

۱۷- توجه به مخاطب: نویسنده همواره باید مخاطب خود را در برابر خود تصور کند یعنی بداند با چه کسی سخن می گوید و برای که می نویسد و سطح سواد و معلومات او را مد نظر داشته باشد و مطالب نوشته را به گونه ای بنگارد که آسان و قابل فهم باشد.


کلمات پرکاربرد در نامه های اداری

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | اصول نوشتن نامه اداری

 

برای نگارش نامه چه باید کرد؟!

برای آموزش نگارش هیچ دستور العملی خاص و روشن مثل فرمول فیزیک یا ریاضی وجود ندارد، اما اصولی هستند که رعایت آنها ما را در راه نگارش درست و نویسندگی یاری می دهند و از انحراف باز می دارد، از آن جمله است:

  • خواندن

یکی از بهترین و موثرترین وسایل کسب مهارت در نوشتن، خواندن است. ما وقتی نوشته ای را می خوانیم علاوه بر اینکه از محتوا و مضمون آن بهره مند می شویم، نکاتی از حیث نگارش از آن می آموزیم و بدین ترتیب با خواندن نوشته های مخلف انشای ما روان تر و خوب نوشتن و درست نوشتن عادت و ملکه ذهن ما می شود.

کسب مهارت در نوشتن از طریق مطالعه، گرچه با برنامه ای دراز مدت امکان پذیر است و با گذشت زمان صورت می گیرد ولی درست ترین و سودبخش ترین کارهاست.

  • نوشتن

نویسندگی مانند بسیاری از هنرها و صنایع است. هیچ نوازنده یا مکانیک صرفا با خواندن کتاب های نوازندگی یا مکانیکی و نوازنده یا مکانیک نشده است. تنها با خواندن کتاب های آیین نگارش و آداب نویسندگی امکان نویسندگی برای کسی فراهم نمی شود، از این رو باید حتی الامکان هر روز و هر شب نوشت و از انتقاد دیگران نهراسید. در باره ی جهان طبیعت و محیط زندگی و مسایل اخلاقی و فلسفی و علمی و تاریخی و ….. و هزاران مضمون دیگر داد سخن دهیم و نگوییم “چه بنویسم؟”

یک عمر می توان سخن از زلف یار گفت در بند آن مباش که مضمون نمانده است

رعایت مراحل نگارش:

که به ترتیب زیر است:

  • قدم اول) تفکر و دقت: اولین و مهمترین قدم برای نگارش هدف نوشتن است. شخص قبل از آغاز نوشتن باید بداند موضوع نوشته چیست؟ با چه مسئله و موضوعی رو به روست و قرار است چه مطلبی را از طریق نوشتن بگوید
  • قدم دوم) طرح: دقت و اندیشه باعث می شود که طرح نوشته در ذهن ما شکل گیرد. طرح هر نوشته عبارت است از نقشه کار یا فهرست نکات اصلی که باید به ترتیب نوشته شوند. به بیان دیگر مطالب اصلی را که باید بنویسیم را روی کاغذ می آوریم و به دقت می خوانیم تا چیزی از قلم نیفتد و یا تکراری صورت نگیرد.
  • قدم سوم) گردآوری اطلاعات: پیش از آغاز نگارش باید راه ها و چگونگی دسترسی به منابع و ماخذ را مورد بررسی قرار دهیم.
  • قدم چهارم) تهیه پیش نویس: نگارش پیش نویس اولیه در نوشتن بسیار مهم و تاثیر گذار خواهد بود.
  • قدم پنجم) خواندن پیش نویس: پس از نگارش پیش نویس اولیه بهتر است متن را مرور کرده و ایرادات و اشکالات مطلب خود را پیدا کند و در جهت رفع آنها اقدام کند. نوشته را باید از نظر انشایی و دستوری و محتوا چک کنیم و جملات اضافی و نارسا را حذفکنیم.
  • قدم ششم) پاکنویس یا ماشین کردن.
  • قدم هفتم) مطالعه و بررسی دقیق نوشته ی پاک نویس شده یا ماشین شده.

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | اصول نوشتن نامه اداری


برای مطالعه ی بیشتر: نگارش استادی پلن


قسمت های مختلف یک نامه (نامه ی فارسی)

شکل و قالب نگارش نامه اداری استاندارد عبارت اند از:

1- تاریخ:

معمولا در بالای نامه و در گوشه ی سمت چپ نوشته می شود. تاریخ نامه را همیشه باید کامل بنویسیم، مثلا شنبه ۲۳ خردادماه ۱۳۷۵٫

2- نام و نام خانوادگی و نشانی نویسنده نامه:

نشانی فرستنده ی نامه معمولا در بالا و سمت چپ پاکت نامه نوشته می شود. اگر برای کسی نامه می نویسیم که ما را خوب می شناسد و همیشه با هم مکاتبه داریم، او با خواندن نام ما، در آخر نامه می تواند بفهمد که این نامه را چه کسی نوشته است.

اما اگر برای کسی نامه می نویسیم که زیاد با ما آشنا نیست، یا نخستین بار است که برای او نامه می نویسیم، حتما باید نام و نشانی خود را اضافه بر پاکت در نامه هم بنویسیم، نام و نشانی برای این است که کسی که می خواهد به نامه پاسخ دهد بداند آن را به اسم چه کسی و به کجا بفرستد.

بعضی از مردم نام و نشانی خود را فقط روی پاکت می نویسند که اگر پاکت نامه گم شود یا نام و نشانی روی پاکت به هر علتی پاک یا سیاه شود دیگر نشانی نویسنده ی نامه را نمی شود خواند. بهتر است همیشه نام و نشانی خود را در نامه هم بنویسیم.

3- عنوان گیرنده ی نامه:

نشانی گیرنده نامه معمولا در قسمت پایین و سمت راست پاکت نامه نوشته می شود. چند نمونه از عنوان هایی را که برای خویشان یا دوستان خود به کار می بریم می خوانیم:

پسر عزیزم

خواهر مهربانم

دوست ارجمندم

پدر بزرگوارم

اگر بخواهیم نامه را به یک اداره یه سازمان دولتی بفرستیم:

  • همراه با درج نام مخاطب:

جناب آقای …. وزیر محترم دادگستری

آقای ….. سرپرست محترم دانشکده اقتصاد

سرکار خانم …. ریاست محترم بخش فروش شرکت مادایران

  • با درج سمت مخاطب بدون اشاره به نام او:

مقام محترم مدیر کل اداری و مالی وزارت کشور

مقام معظم وزارت فرهنگ و ارشاد

  • بدون خطاب به نام و مقام، مستقیما به عنوان وزارتخانه یا اداره ی مورد نظر:

دادگاه محترم شهرستان کرج

بانک توسعه ی صادرات ایران

شرکت محترم تحقیق و توسعه ی علوم فردا

بهتر است عنوان نامه را با کمی فاصله، زیر تاریخ نامه بنویسیم و از گوشه ی راست کاغذ نیز تقریبا به اندازه ی دو سانتیمتر فاصله داشته باشد.

4- متن نامه:

نوشتن متن نامه را همیشه از یک سطر پایین تر از عنوان نامه شروع می کنیم.

کار دیگر در نامه نویسی، حاشیه گذاشتن برای نامه است. یک نوشته ی خوب باید از دو طرف کاغذ حاشیه سفید داشته باشد، حاشیه سفید خواندن آن نوشته را آسان تر می کند.

آغاز هر سطر از نوشته ی ما باید تقریبا به اندازه ی دو سانتیمتر از لبه ی کاغذ فاصله داشته باشد.

در یک نامه ممکن است بخواهیم درباره ی چند موضوع بنویسیم. هر موضوع تازه را باید از سر سطر شروع کنیم و وقتی که آن موضوع تمام شد، موضوع بعدی را دوباره از سر سطر بنویسیم. سطر اول هر موضوع تازه هم که در نامه می نویسیم، باید تقریبا به اندازه ی سه سانتیمتر از لبه ی کاغذ فاصله داشته باشد.

5- عبارت پایان نامه:

پس از اتمام نامه و مطالب مورد نیاز قبل از امضا ضروریست تا در نامه ها عباراتی مبنی بر محبت و احترام نسبت به مخاطب نامه نوشته شود. عنوان پایان نامه خود را بر اساس مقام، سن و شخصیت مخاطب خود مینویسیم و در نامه های رسمی و اداری و بازرگانی نیز اگر به مقام شخصیت مهمی نوشته شود به تناسب، عباراتی از این قبیل در آخر نامه می آورند:

  • با تقدیم احترام
  • با احترامات بسیار
  • با احترام و سپاس قبلی
  • از اقدامی که معمول خواهید فرمود پیشاپیش سپاسگذاری می کند.

برخی در نامه های خصوصی و دوستانه و خانوادگی بعد از متن نامه و قبل از عبارت پایان نامه جمله هایی حاکی از محبت مانند زیر می آورند:

  • سعادت و سلامت آن دوست عزیز و مهربانم را خواهانم.
  • موفقیت روز افزون آن دوست ارجمند آرزوی قلبی من است.
  • دوستدار تواز خدای بزرگ برایت سلامت آرزو می کنم.
  • ارادتمندبا تقدیم احترامات.
  • به امید دیدار توبا سپاسگذاری فراوان.
  • در انتظار نامه ی توبا احترامات بسیار.
  • به امید موفقیت با حق شناسی و سپاسگذاری بسیار.
  • همسر وفادارت دوست همیشگی تو.

6- درست نویسی:

هرقدر که نامه ی شما دارای ویژگی های خوبی باشد یک غلط املایی یا انشایی می تواند تمام زحمات شما را به باد دهد بنابراین زمانیکه در نگارش کلمه ای دچار تردید شدیم بهتر است از طریق مراجعه به کتاب لغت یا اینترنت یا پرسش از شخص مطلعی شیوه صحیح نگارش کلمه را یادبگیریم.

7- امضا:

وقتی نامه را تمام کردیم و عبارت پایان نامه را نوشتیم باید آن را امضا کنیم. جای امضای نامه، زیر یا سمت چپ عبارت پایان نامه است. برخی عادت دارند که زیر امضا نیز تاریخ می گذارند که این کار نشان دهنده ی دقت امضا کننده است.

8- نوشتن روی پاکت:

نشانی فرستنده ی نامه معمولا در بالا و سمت چپ پاکت نامه درج می شود و نشانی گیرنده نامه معمولا در قسمت پایین و سمت راست پاکت نامه نوشته می شود. تمبر معمولا بالا و سمت راست چسبیده می شود و سمت چپ و پایین محل بارکد و مهر اداره ی پست است. درج صحیح مطالب بر روی پاکت نامه بسیار مهم است زیرا اشتباه در اطلاعات مقصد نامه می تواند موجب شود که نامه شما هیچ وقت به مقصد نرسد.

روی یک پاکت نامه باید اینها را بنویسیم: نام شهر، نشانی گیرنده ی نامه، نام و نشانی فرستنده ی نامه.

نشانی گیرنده ی نامه یعنی: نام خیابان، نام کوچه و شماره ی خانه کسی که نامه را برای او نوشته ایم و او در آنجا زندگی می کند. نشانی گیرنده ی نامه را کمی پایین تر از نام شهر، به خط خوانا می نویسیم.

نام و نام خانوادگی گیرنده ی نامه را کمی پایین تر از نشانی او، با خط خوب و خوانا می نویسیم. نباید قبل یا بعد از نام و نام خانوادگی گیرنده ی نامه کلمه های اضافی بنویسیم. این کلمات اضافی مثل: (دوست بسیار عزیزم) یا (حضور مبارک) که بعضی روی پاکت می نویسند، کار نامه رسان را مشکل می کند. اگر کسی که برایش نامه می نویسیم مرد است، کلمه ی “آقای” یا “جناب” و اگر زن است کلمه ی “بانو” یا “خانم” را قبل از نام او می نویسیم.


پیشنهاد مطالعه: نگارش ایمیل مکاتباتی


نامه نگاری تجاری (بین المللی)

بیان نظرات، رویدادها، روش های کار، مسائل، انتظارات، درخواست ها، توضیحات، پیشنهادها و نظایر آنها باید چنان واضح باشد که نه فقط خواننده آنها را بفهمد بلکه انگیزه‌ای پیدا کند که به طور دلخواه به‌آنها پاسخ دهد؛ وظیفه شما بعنوان نویسنده‌ ای در کار تجاری،کسب نتایج موردنظرتان است.

همان طور که می دانید در امر تجارت یک نامه می تواند برای مطلع کردن، دادن اخبار و اطلاعات، ترغیب کردن، اطمینان دادن، توضیح دادن و سرانجام معامله کردن استفاده شود.

نوشتن نامه اداری و تجاری:

دریتون بیرد در بازاریابی مستقیم می‌گوید: «نامه عنصر کلیدی در پست مستقیم است. نامه اظهار نظر می‌کند، انسانی‌تر می‌سازد، بزرگنمایی می‌کند، و حقایق موجود در سایر متون را می‌فروشد».

اگر ممکن باشد، نامه را شخصی کنید- این کار با فهرست های پستی پیچیده و رایانه کار آسانی است. اما متوجه باشید که دچار اشتباه نشوید، و رایانه هم کار را خراب نکند.

نوشتن یک نامه پستی مستقیم، همچون هر گونه ارتباط دیگر، ایجاب می‌کند که شما خود را در وضعیت ذهنی خواننده بگذارید. چه چیزی شما را وادار می‌کند که بخواهید آن را بخوانید؟ الگوی خوبی از محتوا چنین است:

  • عنوانی مقدماتی و مربوط به موضوع
  • سلام و درود شخصی
  • پاراگراف اولیه و جالب توجهی که صحنه را برای پیشنهاد شما آماده می‌سازد
  • پیشنهاد شما، با بیان مزایا و پیشنهاد فروش منحصر به فرد
  • یک یا دو مورد انجام شده قبلی یا تأیید شخص ثالث مستقلی جهت پشتیبانی از این نظر
  • ارجاع به اجزاء دیگری که در پاکت هستند (برای جزئیات بیشتر به بروشور همراه رجوع کنید)
  • نتیجه‌گیری- بعد چه بکنید، فراخوان برای عمل.

وسایل پاسخگویی

هرچقدر پاسخ دادن برای آنان آسانتر باشد میزان پاسخی که خواهید گرفت بیشتر خواهد بود. مثلاً نمونه فاکس را در پشت نامه چاپ کنید و پاسخی فوری بخواهید. مخاطبان باید فقط چند جای خالی را پر کنند و چند جا را علامت بزنند. این راه خیلی مؤثر است. یا شاید از پاسخگویان بخواهید تلفن کنند. اگر می‌توانید، کاری کنید که تلفن راه دور مجانی باشد.

شما همچنین می‌توانید پاکتهای پاسخ رایگان را هم برای گیرنده بفرستید یا از نشانی های «پست رایگان» استفاده کنید که امکان می‌دهد پاسخ‌دهندگان بدون هزینه به شما جواب دهند.

باید توجه داشته باشید مقصود از نگارش نامه اداری خود را به خوبی بیان کنید:

  • آیا مقصود در ابتدا و به وضوح بیان شده است؟
  • آیا اطلاعات دقیق، کامل و با موضوع مرتبط است؟
  • آیا سؤالهای خوانندگان را پیش بینی می‌کند و به آنها جواب می‌دهد؟
  • آیا امکان ارتباط برای خوانندگانی که می‌خواهند بیشتر بدانند وجود دارد؟

نکاتی که در رابطه با اصول نوشتن نامه اداری باید به آن توجه کنید:

  • آیا اطلاعات منظم هستند و خواننده می‌تواند به آسانی راه خود را در میان آنها بیابد؟
  • آیا عنوان های اصلی و فرعی مناسب ذکر شده‌اند.
  • آیا پاراگرف ها به اندازه کافی و منطقی کوتاه هستند؟
  • آیا از تصاویر، نمودارها، جمع‌بندی‌ و نمودار جریان کار استفاده مناسب شده است؟
  • اگر متن توسط افراد غیر متخصص خوانده می‌شود، آیا هیچ اصطلاح اساسی تخصصی تعریف شده است؟

سبک و دستور زبان:

  • آیا متن واضح و روشن و طول متوسط جملات (مثلاً ۱۵ تا ۲۰ کلمه در تمام متن) خوب است و تعداد زیادی از افعال معلوم – و نه مجهول- هستند؟
  • آیا نوشته از قید و بند خود بزرگ‌بینی و رسمی بودن آزاد است و به طور عمده از زبان روزمره استفاده می‌کند (بدون پیش گفته، با وجود این، مقدمه یا در میان چیزهای دیگر)؟
  • آیا انگلیسی متن از نظر دستور زبان و علامتگذاری درست است؟
  • بر روی هم، آیا سبک نگارشی برای مخاطبان مناسب است؟

طراحی و تنظیم

  • آیا متن شکیل است؟
  • آیا حروف برای خواندن راحت هستند؟
  • آیا فاصله کافی بین خطوط رعایت شده است؟
  • آیا طبقه‌بندی واضحی برای عنوانها وجود دارد؟
  • آیا طراحی به جستجو و حرکت د متن کمک می‌کند؟

یکی از مسائلی که باید در نگارش نامه اداری به ان توجه کرد این است که نوشته ی خود را بازبینی کرده و دقت کنیم که با دانش مخاطب ما منطبق باشد. باید دقت داشته باشیم که قبل از آغاز نگارش خود مقصود این کار و پیام آن را در نظر بگیریم و به یاد داشته باشیم نگارش واضح تنها از تفکری روشن ناشی می‌شود.

وقتی آیین‌نامه می‌نویسم از جملات امری استفاده کنیم. به طور واضح، خلاصه و مؤدبانه به مشتریان و همکاران بگوییم که وضعیت چگونه است و آنان می‌توانند چه چیزی را انتظار داشته باشند. هرگاه مجبورید بنویسید فهرستی از مخاطبان خود تهیه کنید. مخاطبان خود را دسته‌بندی کنید.


مقالات پیشنهادی: نگارش CV


در زیر فهرستی از مخاطبان معمولی در کار تجاری می‌آید:

  • داخلی
  • مدیریت
  • هیئت مدیره
  • کمیته‌های مدیریت، رئیس شما
  • کارکنان
  • کنونی
  • بالقوه
  • پیشین، بازنشستگان
  • بیرونی
  • مالی
  • منابع تأمین مالی
  • سهامداران
  • تحلیلگران سرمایه‌گذاری
  • مشتریان کنونی یا بالقوه
  • رسانه‌ها
  • تجاری و مالی
  • حرفه‌ای
  • عمومی
  • جامعه محلی
  • افکار عمومی
  • دولت و هیئتهای ناظر

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | اصول نوشتن نامه اداری

در اصول نوشتن نامه اداری باید مخاطبان خود را درک کنید:

+ مدیریت

زمانی که مخاطب نامه شما سمت های مدیریتی دارند باید در نظر داشته باشید که ایشان زمان کمی دارند و ناشکیبا هستند بنابراین بهتر است سریع تر به اصل مطلب برسید. با وجود مشغولیت های ذهنی شغل مدیریت بهتر است موضوع خود را در متن «تصویر بزرگ‌»‌شان قرار دهید. برای صفحه اول یک جمع‌بندی مدیریت نکته به نکته تهیه کنید. در بلا تکلیفی نگاهشان ندارید.

از آنجایی که ممکن است مخاطب شما از جزئیات و نکات منفی مانند شما مطلع نباشد از توضیح تفصیلی در رابطه با جزئیات فنی خودداری کنید.نقش آنان برنامه ریزی،هدایت،سازماندهی ونظارت است.به جای‌اینکه از آنها نظرخواهی کنید، ضمن ارائه توصیه‌هایی،مسیرهای عملکرد را پیشنهاد نمایید.کار پاسخ دادن را برایشان آسان سازید.

+ کارکنان

  • آیا آنها مطیع و وفادارند؟ مشتاق باشید. کار گروه را بزرگ دارید.
  • آیا آنان با نگرانی نسبت به آینده، امنیت شغلی و … ناراحت و سرخورده هستند؟ به آنها قوت قلب بدهید.
  • اگر اخبار خوبی دارید: شاد باشید و تبریک بگویید.
  • اگر اخبار بدی دارید: توضیح دهید، آماده کمک باشید هرگز دروع نگویید.

+ مالی

  • در پی تأمین مالی هستید؟ واضح باشید و ارقام را نشان دهید.
  • عملکرد سرمایه‌گذاری خوب است؟ با اشتیاق باشید.
  • عملکرد سرمایه‌گذاری بد است؟ با اشتیاق باشید. درباره احتمال بهبود وضع، اگر وجود داشته باشد، صحبت کنید. هرگز دروغ نگویید.

+ مشتریان

  • مشتریان موجود و راضی؟ با آنان محترمانه رفتار کنید. آنها را همچون شریک قلمداد نمایید. شما و آنان بخشی از گروه هستید شما می‌خواهید رابطه‌تان با آنها ادامه و ادامه داشته باشد.
  • مشتریان ناراضی را باید آرام کرد. با آنها محترمانه رفتار کنید. اما رابطه را نیز اصلاح نمایید. چگونه می‌توانید به آنان نشان دهید که وضع بهتر خواهد شد؟ بهانه نیاورید؟
  • مشتریان بالقوه؟ نمونه‌ای از تعهد را ارائه دهید. درباره منافع صحبت کنید نه درباره خصوصیات (به راه ۱۱ رجوع کنید). آتش را بفروشید نه کباب را.

+ رقبا

  • هرگز به رقبای خود حمله نکنید. بر آنچه وجه تمایز شما با آنهاست پیشنهاد فروش خاص شما (USP) – تمرکز کنید.

+ رسانه‌ها

  • آنها با جریان مداوم اطلاعات از سراسر دنیا مواجه‌اند. آنان باید بپرسند: «از میان تمام این مطالب، با در نظر گرفتن مهلت و محدودیت جا، کدام آن داستان اصلی است که باید چاپ کنم؟» به یاد داشته باشید که آنها باید داستان را در مهلت معینی تکمیل کنند.
  • آنان به دنبال چه هستند؟
  • داستانهایی که مورد توجه مخاطبان اصلی آنها قرار گیرد.
  • زاویه دیدی غیر عادی با تحریک کننده
  • امکان انجام در مهلت مقرر
  • دقت اطلاعات تأیید شده

نظام شماره ‌گذاری در نگارش نامه اداری:

شما غالباً در اسناد حقوقی و دستورالعملها شماره‌گذاری را می‌بینید. این کار برای تسهیل ارجاع به بخشهای خاص در قسمت های بعدی سند یا برای نقل در سایر اسناد انجام می‌شود.

ترجیح شخصی من پرهیز از استفاده از اعداد رومی است. I، II و III اشکالی ندارد. ولی چه کسی می‌داند CLIX چند است؟ (این رقم ۱۵۹ است.)

برای کاهش تعداد لغات/ صفحات از نشانه‌ها استفاده کنید.

گاهی لازم است تعداد کل لغات را در یک سند پایین نگاه دارید تا زمان خواندن یا صفحات لازم کاهش یابد. نشانه‌ها برای این کار به شما کمک می‌کنند ببینیم چطور:

  • نشانه‌ها کمک می‌کنند تعداد لغات کم باشد.
  • نشانه‌ها شما را قادر می‌سازند فشرده‌تر بنویسید.
  • نشانه‌ها کمک می‌کنند تعداد صفحات کمتر شود.
  • نشانه‌ها نکته را موجز بیان می‌کنند.

نیاز به سبک نگارش:

غالب انتقادات درباره نوشته‌های تجاری آن است که این نوشته‌ها در بیشتر موارد طولانی و مبتذل هستند و فهم آنها دشوار است- در واقع به طور خلاصه خواندنی نیستند هر کلمه آنها کسل کننده است! نوشته خواندنی باید شفاف باشد. چنین نوشته‌ای نباید توجه را به سوی خود بگیرد. و باید جالب هم باشد.

  • در هر جا که ممکن باشد از جملات معلوم استفاده کنید. غالب افراد جملات معلوم را ترجیح می‌دهند. وقتی می‌خواهید به این شیوه بنویسید، فاعل را در ابتدای جمله بیاورید و بعد فعل را مشخص کنید. مثال: «هری سخنرانی بسیار خوبی کرد.»
  • مجهول این جمله با عمل شروع می‌شود و به دنبال آن فعل و فاعل می‌آید: «سخنرانی بسیار خوبی توسط هری ایراد شد.»
  • در ساختار مجهول، جملات طولانی‌تر و کلمات بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. ساختار معلوم از جملات کوتاه‌تر و کلمات کمتری استفاده می‌کند.
  • گاه مواردی پیش می‌آید که شیوه مجهول بهتر نتیجه می‌دهد. مثلاً وقتی بخواهید نکته مهمی را به قصد تأکید در اول جمله بیاورید، ممکن است استفاده از آن بهتر باشد. به هر حال انتخاب آن با خود شماست.
  • از طولانی نویسی اجتناب کنید و متن را ساده نگاه دارید.
  • خواهش می‌کنیم سریعاً به نکته مورد نظر برسید. از جملات طولانی پاراگرافهای طولانی و کلمات زیاد چندهجایی پرهیز کنید.

وقتی جمله می‌سازید از این اصول نوشتن نامه اداری پیروی کنید:

  • اغلب جملات را کوتاه، ساده و مستقیم بنویسید.
  • طول و ساختار جمله را به خاطر جلب توجه و تغییر شیوه تغییر دهید.
  • طول متوسط و مطلوب برای جمله ۱۵ تا ۲۰ کلمه است.
  • در هر جمله تنها یک یا دو تفکر اصلی را منتقل سازید.
  • از تأکید مناسب استفاده کنید تا اهمیت نسبی نظرات را در یک جمله نشان دهید.
  • با قرار دادن چند قید یا شرط، جمله را پیچیده نکنید
  • دقت کنید که ارتباطها (بین فاعل و فعل) در هر جمله واضح باشند.
  • از حروف ربط و عبارات ارتباطی استفاده کنید تا متن برای خواندن روان شود.
  • از تکرار اسامی بپرهیزید.
  • بکوشید از تکرار نام خود و یا شرکت خود در نامه پرهیز کنید. به طور کلی استفاده از ضمیر فاعلی و ضمایر ملکی، نوشته شما را روانتر و قابل فهم‌تر می‌کند.

کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | اصول نوشتن نامه اداری

+ از خط پیوند درست استفاده کنید.

خط پیوند (خطی که بین دو کلمه قرار می‌گیرد و آنها را به یکدیگر پیوند می‌دهد- hyphen) غالباً وقتی مشکل ایجاد می‌کند که مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. من درباره صفات مرکب، یعنی دو صفتی که پشت سر هم می‌آیند و یک اسم را توضیح می‌دهند، صحبت می‌کنم. مثلاً اگر شما یک آگهی بدهید و در مورد یک قایق دست دوم جستجو نمایید، مثل این آگهی:

“wanted: little used boat”، ممکن است نا روشنی به وجود آید. آیا شما در جستجو یک قایق دست دوم هستید که خیلی بزرگ نباشد، یا قایقی می‌خواهید که خیلی از آن استفاده نشده باشد؟ در حالت اول نیازی به خط پیوند نیست. اما در حالت دوم باید خط پیوند بگذارید، در نتیجه آگهی چنین خواهد شد:little0 used. “Wanted: little- used boat” صفت مرکب است. شما خط پیوند را علاوه بر صفات مرکب، در سایر ترکیبها هم استفاده می‌کنید.

+ دقت کنید که ارتباطها (بین فاعل و فعل) در هر جمله واضح باشند.

این مشکل معمولاً وقتی پیش می‌آید که یک اسم جمع قبل از فعلی می‌آید که آن فعل به اسم مفردی که قبلاً آمده است مربوط می‌شود این اشتباه بیشتر در هنگام سخنرانی روی می‌دهد. شما غالباً جملاتی شبیه به این را در اخبار می‌شنوید:» وزیر خزانه‌داری گفت نرخ بهره‌ متداول، علی‌رغم سابقه طی سه سال گذشته، از آنچه باید باشد پائین‌تر بودند و بنابراین او آن را یک درضد اضافه کرد.» برعکس این هم اتفاق می‌افتد: «وزیر خزانه‌داری گفت نرخهای بهر‌ه متداول، علی‌رغم سابقه طولانی سه سال گذشته، کمتر از آن بود که باید باشد، بنابراین او آن را یک درصد بالا برد.» آیا این اشتباه روشن نیست؟ اما چرا باز هم اتفاق می‌افتد؟

+ اگر به شرکتهای خارجی نامه می‌نویسید، تفاوت بین انگلیس و امریکا را درک کنید.

تفاوتهای فرهنگی بزرگی در دو طرف اقیانوس اطلس دیده می‌شود. در امریکا، نامهای و هویتهای تجاری معمولاً مفرد استفاده می‌شوند. یک شرکت مفرد است، کنگره‌ هم همین‌طور، اما در انگلیس شرکتها و هویتها جمع هستند. نامهای تجاری می‌توانند مفرد یا جمع باشند. در امریکا شرکت «آن» است اما در انگلیس «آنها». در هر حال یک شیوه را انتخاب کنید و همه جا از آن استفاده نمایید.

برای مخاطبان بریتانیایی از روش انگلیسی استفاده کنید و برای مخاطبان امریکایی، روش امریکایی را به کار بگیرید. اما برای یک سازمان جهانی، که از انگلیس به عنوان زبان جهانی خود استفاده می‌کند، چگونه می‌نویسید؟ اغلب این سازمانها یک شیوه را انتخاب می‌کنند و آن را رواج می‌دهند. مثلاً شرکت ABB، که در سویس مستقر است و ارتباطی گسترده و قوی با سوئد دارد، در همه جا از انگلیسی با املای امریکایی استفاده می‌کند.

شرکت بیسکویت‌سازی کمپبل (Campbell) اروپا، که مالک آن شرکت کمپبل امریکاست، از انگلیسی امریکایی استفاده می‌کند. من یک شرکت امریکایی را هم دیده‌ام که در مدارکی که در دفتر لندن آن تهیه می‌شود انگلیسی با املای بریتانیایی و در مدارک دیگرش انگلیسی با املای امریکایی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اما مشکل گاهی در اعداد پیش می‌آید. مثلاً یک بیلیون چقدر است؟ در امریکا منظور از آن یک هزار میلیون است. اما در انگلیس به طور سنتی یک میلیون میلیون است، گرچه شیوه امریکایی هرچه بیشتر مورد قبول قرار گرفته است. بنابراین ممکن است ببینید که بودجه دولت از طریق یک منبع معادل هزار میلیون پوند و از سوی منبع دیگری یک بیلیون پوند اعلام می‌گردد.


مقالات مفید: ترجمه مدارک تحصیلی برای دانشگاه های استرالیا | نگارش SOP


کلمات پرکاربرد در نامه های اداری | اصول نوشتن نامه اداری

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

توسط
تومان