5/5 - (1 امتیاز)

روش ریمایندر زدن به استاد

روش ریمایندر زدن به استاد | ارسال ایمیل های پیگیری و یادآوری به اساتید ممکن است ترسناک به نظر برسد. شما نیاز به پاسخ به یک سوال یا درخواست دارید، اما نمی خواهید سختگیر یا خواستار به نظر برسید. خوب، درست مانند شما، صندوق ورودی اساتید پر از ایمیل است. گاهی اوقات پیام شما ممکن است از بین برود، یا استاد آن را بخواند و بخواهد پاسخ دهد، اما چیزی فوری پیش آمد – بنابراین یادآوری های ملایم کاملاً قابل قبول و حتی مفید هستند.

نامه یادآوری یا ایمیل ریمایندر برای این است که شما به استادی که قبلا مکاتبه کردید، یادآوری کنید که پاسخ ایمیل آخر شما رو بدهد و یا اگر جلسه ای با ایشان وضع کردید پیش از جلسه به ایشان، زمان جلسه را مطلع فرمایید. بنابراین اگر شما به استادی ایمیل ارسال کنید و از طرف استاد هیچ گونه پاسخی را دریافت نکردید، بهترین کار ارسال یک ایمیل ریمایندر است.

ارسال ریمایندر با یکسری قواعد باید انجام شود بطوریکه اول این ایمیل باید دوستانه باشد و از عباراتی که نشان‌دهنده‌ی نارضایتی شما است استفاده نشود.

چگونه باید ایمیل ریمایندر فرستاد؟

روش ریمایندر زدن به استاد اینگونه است که، ایمیلی که قبلا ارسال کرده اید را “Reply” نمایید و متن مورد نظر خود را بیان کنید. در صورتی که قصد دارید عنوان ایمیل خود را تغییر دهید، می‌توانید از “Edit Subject” استفاده کنید. علاوه براین اگر عنوان خود را در ریپلای ایمیل قبلی تغییر داده اید، می‌توانید از عنوان “Kind Reminder” استفاده نمایید.
برای نوشتن متن ایمیل ریمایندر تاکید کنید که شما اطلاع دارید که مخاطب شما، فردی پرمشغله است و تمام وقت درگیر کارهای آکادمیک است. همچنین توضیح دهید که چرا مهم است به ایمیل شما پاسخ دهد و یک توضیح کوتاه دهید که شما چه چیزی از مخاطب ایمیل می‌خواهید.

پیشنهاد مطالعه: نگارش SOP

مهمترین نکات نگارش ایمیل یادآوری به استاد

متن ایمیل اولیه و ریمایندر نباید طولانی باشد. معمولاً بهتر است که متن ایمیل ارسالی از ۳۰۰-۲۰۰ کلمه فراتر نرود.
زمان مناسب برای ایمیل فرستادن به استاد در روزهای کاری هفته می باشد.
مرسوم است که در ایمیل اولیه، فایل CV خود را ضمیمه کنید.
برای اینکه استاد را مورد خطاب قرار دهید از ترکیب “نام خانوادگی استاد + .Dr” استفاده کنید.
با استفاده از حالت Bold یا Underline می توانید نکات کلیدی یا زمینه‌های پژوهشی خود را در متن متمایز کنید.
ایمیل شما باید آدرس ایمیل شما و آدرس ایمیل گیرنده را داشته باشد.
باید موضوعی داشته باشد که ایده کلی محتوای اصلی ایمیل را به تصویر بکشد.
قبل از پرداختن به جزئیات یا هدف از نوشتن، مطمئن شوید که سلام و یا احوالپرسی مناسب را وارد کرده اید.
شما باید متنی از ایمیل داشته باشید که حاوی دلیل اصلی نوشتن شما باشد.
شما باید از استفاده از کلمات عامیانه یا کوتاه شده در متن ایمیل خود اجتناب کنید.
لحن نوشتاری که استفاده می کنید از اهمیت بالایی برخوردار است. در نوشتن برای استاد خود، باید رسمی اما محترمانه به نظر برسید.

قواعد ریمایندر زدن در ایمیل اساتید

با توجه به اینکه تعداد تقاضاهای ارسال شده برای اساتید بسیار زیاد است، احتمال اینکه در همان ایمیل اولیه به شما پاسخ دهد، نسبتا کم است. از این رو بهتر است است که با برنامه و به طور منظم مکاتبه را به جلو ببرید.
بنابراین، در وحله اول یه فایل اکسل آماده نمایید و تاریخ و زمان ارسال ایمیل برای هر استاد را بنویسید. در صورتی که پاسخی دریافت نکردید، طی یک بازه زمانی مشخص که در ادامه گفته می شود، مجددا همان ایمیل را برای وی ارسال کنید، فقط به اول عنوان (Subject) یک Rem اضافه نمایید.
راه کار دیگر برای ریمایندر زدن این است که ابتدا یک متن برای ایمیل ریمایندر خود بنویسید، سپس در ادامه و بعد از متن ریمایندر، ایمیل اولیه خود را که فرستاده بودید بنویسید.

بهترین زمان برای ایمیل ریمایندر چه زمانی است؟

رسال ایمیل بعدی به استاد در زمان های مناسب برای اطمینان از دریافت و آدرس به موقع پیام بسیار مهم است.

پس از جلسه یا رویداد با استاد: این فرصتی است برای تشکر از استاد برای وقت گذاشتن و تکرار هر نکته مهمی که در طول جلسه مطرح شد.
پس از ارسال یک تکلیف یا درخواست: یک ایمیل بعدی به عنوان یادآوری ارسال شده و به اطمینان از دریافت آن توسط استاد کمک می کند.
هنگام جستجوی بازخورد یا اطلاعات: اگر از استاد درخواست بازخورد یا اطلاعات کرده اید و پاسخی دریافت نکرده اید، یک ایمیل بعدی می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که درخواست شما فراموش نشده است.
پس از مدتی بدون پاسخ: اگر استاد پس از مدت زمان معقولی به ایمیل اصلی شما پاسخ نداده باشد، یک ایمیل بعدی می تواند به عنوان یادآوری درخواست شما باشد. با این حال، مهم است که صبور باشید و قبل از ارسال ایمیل بعدی، زمان کافی را در نظر بگیرید.

به طور کلی قاعده و زمان خاصی و معینی برای ریمایندر زدن مشخص نیست، اما می توان گفت که اگر از استادی هیچ گونه پاسخی دریافت نکردید می توانید در بازه زمانی ۷ الی ۱۴ روز بعد از ایمیل اولیه، ریمایندر را به استاد ارسال نمایید. البته بایستی ایمیل ریمایندر خود را در ساعات مختلف روز و روزهای متفاوت هفته ارسال نمایید تا شانس دیده شدن ایمیل توسط استاد بالا برود.

چند ایمیل ریمایندر ارسال کنیم؟

این مورد بستگی به مخاطب شما دارد. زیرا برخی از اساتید از پیگیر بودن دانشجویان استقبال می‌کنند، اما در مقابل برخی از اساتید از اصرار بیش از حد و ایمیل های مکرر بیزارند. توصیه می شود که تمام وقت و تلاش خود را برای یک تعداد استاد خاص تلف نکنید. اگر در ریمایندر سوم یا چهارم استادی به شما پاسخ نداد حتما سراغ گزینه های بعدی بروید. اما در کنار آن به این اساتیدی که پاسخ شما را ندادند هم یک نیم نگاهی داشته باشید.

نمونه ریمایندر زدن در ایمیل :

Subject: Follow-up about [Reason for Follow -up]

Good afternoon Professor* [Last name],

I hope all is well. I wanted to follow up on my email from [when you sent it] about [what your concern or question is]. I understand you have a busy schedule, but I wanted to see about [whatever you are following up on].

I greatly appreciate your time. Thank you again in advance for your help with [question]. I look forward to hearing from you soon!

Sincerely,

[Your name]

Subject: Reminder about [Reason for Reminder]

Good morning Professor* [Last name],

I hope all is well. I know you have lots of things going on, but I just wanted to remind you that [whatever you are reminding of] is due/needed by [date]. Thank you again for taking time to complete [request]. Please let me know if you have any questions or need additional information.

Thank you again!

Sincerely,

[Your name]

مقاله پیشنهادی: مکاتبه با اساتید

روش ریمایندر زدن به استاد چگونه است؟

عناوین مقاله: